Supply Chain Assistant

AVIS DE RECRUTEMENT

Titre de la position

Supply Chain Assistant

Supervisée par

Supply Chain Manager

Répondant à

Supply Chain Manager

Duty Station

Yaoundé

Area of Operation

Yaoundé – Cameroun

Période considérée

12 mois

Type de contrat

Contrat national

Salary & Benefits

NM.I

Introduction

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC en sigle, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

1. Contexte

Sous la direction du bureau régional de Dakar et en lien étroit avec les interventions en République centrafricaine (RCA) voisine, DRC a commencé ses opérations au Cameroun en 2018 en répondant aux besoins humanitaires des réfugiés de RCA et des Camerounais vulnérables dans la région de l’Adamaoua. L’équipe d’urgence itinérante (EMPACT) a également établi la présence du programme de DRC dans la région du Sud-Ouest fin 2018 pour répondre aux besoins des personnes déplacées de force dans le contexte de la crise anglophone, en débutant des activités humanitaires en janvier 2019. DRC Cameroun met actuellement en œuvre des projets de protection, de sécurité alimentaire et de moyens de subsistance en situation d’urgence dans les régions de l’Adamaoua, de l’Est et du Sud-Ouest. Dans le cadre de ses activités, la Direction Pays recherche donc un/une Supply Chain Assistant.

2. Objet

Sous la supervision directe du Supply Chain Manager , le (la) Supply Chain Assistant(e) est chargé(e) de fournir un soutien aux équipes en matière de logistique et d’approvisionnement.

3. Responsabilités et Taches

• Gestion des équipements :

  • Vérifier que tous les biens, anciens et nouveaux, sont correctement enregistrés et étiquetés ;
  • S’assurer que les équipements sont bien répertoriés dans le tableau de suivi des équipements ;
  • Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi des des équipements ;
  • Effectuer un inventaire physique des équipements tous les trois mois ;
  • S’assurer que chaque équipement faisant l’objet d’un pret à un utilisateur ait bien son formulaire d’affectation et/ou de restitution ;
  • S’assurer de la bonne utilisation des biens de l’organisation.
  • S’assurer du bon état et de l’entretien général des équipements.
  • Appliquer les procédures de gestion des équipements telles que décrites dans le OH du DRC ;
  • Participer à l’archivage électronique des documents de suivi des équipement sur le shrarepoint.

• Gestion de la flotte véhicules

  • Participer au suivi de l’état de fonctionnement des véhicules et des groupes électrogènes ;
  • S’assurer que les vérifications quotidiennes des véhicules sont faites par les chauffeurs ;
  • Assurer le suivi des tomcards et de la consommation des véhicules ;
  • Mettre à jour quotidiennement les tableaux de suivi de la flotte véhiucles ;
  • S’assurer de la disponibilité des équipements de sécurité et de premiers secours dans les véhicules utilisés par les équipes DRC (flotte DRC et véhicules loués) ;
  • Controler la présence des documents à bord des véhicules ;
  • Assurer que les véhicules loués soient en conformité avec les standrads du DRC ;
  • S’assurer que du contrôle quotidien des générateurs (niveau de liquide de refroidissement, niveau d’huile et de carburant) est effectué par les gardiens;
  • S’assurer que le suivi des heures de fonctionnement des générateurs est effectué sur la fiche de suivi des heures par les gardiens ;
  • Assurer que les opérations de maintenance des générateurs sont faites en concordance avec le manuel des opérations ;
  • Faire remonter les besoins en maintenance auprès du Supply Chain Manager ;

• Elaborer le planning des mouvements ;

• Participer à l’archivage électronique des documents de suivi de flotte véhicules et générateurs sur le sharepoint;

• Appliquer les procédures de gestion des véhicules et générateurs telles que décrites dans l’OH du DRC.

• Gestion des achats :

  • Travailler en étroite collaboration avec le Supply Chain Manager pour élaborer les documents d’achats menants à la passation des commandes ;
  • Participer au processus d’achat (demande de cotations et l’évaluation des offres) pour les prestations de fournitures de biens et de services devant être délivrés au niveau du bureau ;
  • Suivre les commandes et s’assurer de la réception des biens et services.
  • Participer à l’identification des fournisseurs sur sa zone ;
  • S’assurer que les documents d’achats soient complets avant paiement ;
  • Assurer un archivage electronique et papier des documents d’achats ;
  • Appliquer les procédures du manuel des opérations du DRC pour la gestion des achats.

• Gestion des stocks :

  • Assurer une gestion du stock du bureau en collaboration avec le Supply Chain Manager ;
  • Superviser les livraisons et les expéditions à destination des bases du DRC et établir les documents nécessaires (waybill, Accusé de réception des marchandises…) ;
  • Assurer à l’inventaire physique mensuel des stocks ;
  • S’assurer que tous les documents soient présents pour une bonne gestion des stocks (waybill, bon de sortie et d’entrée, accusé de réception, stock card, rapport de stock…) ;
  • Assurer un archivage électronique et paier des documents de la gestion des stocks ;
  • Respecter les procédures de gestion de stock telles que décrites dans le manuel des opérations du DRC.

• Gestion des batiments :

  • S’assurer de la maintenance des locaux de l’organisation en adéquation avec les standards définis par DRC ;
  • S’assurer que les locaux de DRC respectent les standards établis par l’organisation en termes de sécurité des locaux.
  • S’assurer que chaque batiment dispose d’un contrat de location et d’assurance habitation ;
  • S’assurer que les batiments disposent d’extincteurs fonctionnels et que ceux-ci soient inspectés tous les ans par un bureau de vérification;
  • S’assurer que chaque batiment dispose d’une trousse de premiers secours ;
  • Réaliser mensuellement un état des lieux des batiments et proposer un calendrier de maintenance.

• Raportage :

  • Participer à l’écriture mensuelle des rapports de gestion des véhicules et générateurs ;
  • Participer à l’élaboration des rapports mensuels de la chaine d’approvisionnement ;
  • Participer à l’écriture des rapports mensuels de gestion des stocks.

Ces responsabilités ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d’être réajustées en fonction des besoins opérationnels dans le respect du rôle global de la /du Supply Chain Assistant.

4. Qualifications requises

• Niveau d’étude : diplôme universitaire (BTS, DUT) en logistique et/ou gestion de la chaîne d’approvisionnement ou qualification professionnelle équivalente ;
• Expérience professionnelle d’au moins 1 an dans la logistique / Supply Chain avec une ONG internationale
• Solides compétences organisationnelles, interpersonnelles, de négociation et de communication
• Capacité de travailler sous pression
• Fortement motivé, axé sur les résultats et créatif dans la résolution de problèmes
• Connaissances informatiques en Pack Microsoft (Excel, Office, Outlook, etc)
• Bonne compréhension et engagement vis à vis des valeurs de DRC.
• Maîtrise du Français écrit au niveau professionnel et parlé est obligatoire ;
• Anglais serait un atout

5. Réglementations générales

• L’employé doit suivre les instructions de DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire
• L’employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée du contrat DRC sans autorisation préalable
• L’employé ne doit pas s’engager dans une activité qui pourrait nuire à DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat DRC
• L’employé ne doit pas accorder d’interviews aux médias ni publier de photos liées aux programmes de DRC ou partager d’autres documents sans en recevoir l’autorisation préalable
• L’employé doit restituer tout l’équipement prêté par DRC pour effectuer le travail après la fin de la période du contrat ou sur demande de DRC.

6. Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite ;
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative ;
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires ;
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises ;
• Sens de l’éthique exemplaire;
• Capacité à travailler en équipe et bon sens de l’humour.