Supply Chain Officer

Requisition ID: req50993

Job Title: Supply Chain Officer

Sector: Supply Chain

Employment Category: Regular

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Fillingue, Niger

Work Arrangement: In-person

Job Description

Sommaire

Sous la supervision directe du Manager Supply Chain de Filingué, l’Officier Supply Chain est responsable de la gestion quotidienne des véhicules, gestion des carburants et des générateurs sur l’ensemble de l’aire de couverture de la Base de Tillabéry. Il sert aussi de point focal pour tous les échanges avec l’extérieur pour les questions y relatives en collaboration avec son Superviseur.

Principales responsabilités :

Gestions des achats

• Collecter des cotations aux prés des sources fiables et crédibles pour le processus de consultation et d’analyse des offres ;
• Veiller à ce qu’un processus d’approvisionnement transparent et réactif soit mis en œuvre et maintenu ;
• Veiller à ce que l’approvisionnement se fasse en conformité avec les politiques de l’IRC et de celles des bailleurs de fonds ;
• Coordonner avec le service financier, le service administratif et le département des programmes pour assurer un paiement à temps des dossiers d’achat en garantissant les documents de supports complets et vérifiables ;
• Assurer la communication courante, la bonne coordination et la planification avec le personnel/les programmes concernés pour les questions des demandes d’achats des commandes et des livraisons de fournitures ;
• Veiller à ce que toutes les fournitures, tous les services et équipements requis soient livrés à temps ;
• Informer le responsable de la base de tout problème ou difficultés en matière d’approvisionnement ;
• Établir et maintenir de relations de travail d’éthiques et professionnelles avec les fournisseurs ;
• Mettre en place et maintenir des informations sur les fournisseurs et les articles achetés régulièrement et être informé des conditions actuelles du marché local ;
• Soutenir et fournir les formations appropriées aux personnels des supports et du programme, selon les besoins ;
• Tenir à jour le rapport des achats et assurer les partages hebdomadaires réguliers ;
• Toutes les autres missions ou tâches déléguées par le Responsable de la base.

Gestion du transport

• S’assurer que la V4 (Carnet du Chauffeur) est rempli pour chaque chauffeur et utilisateur des Motos ;
• S’assurer que la V18 (rapport de passation du véhicule) à chaque fois qu’il y’a une mutation entre deux chauffeurs ;
• Tenir à jour la V28 (Plan de suivi des services) ;
• Tenir à jour tous les documents clés relevant de la gestion de la flotte véhicule + Générateur + Sécurité ;
• Mettre en place un système d’archivage facile d’accès et transparent ;
• S’assurer du bon approvisionnement des véhicules en carburant de manière régulière ;
• S’assurer que tous les véhicules sont à moitié pleins en permanence. S’assurer du contre plein des générateurs de manière adéquate ;
• S’assurer que les checks hebdomadaires des véhicules sont faits par les chauffeurs de manière régulière en rapportant tout point ayant besoin de l’attention de la hiérarchie ;
• Suivre de très près les entretiens (vidanges, changement des pièces…) des véhicules + générateurs sont assurés de manière adéquate ;
• Planifier les déplacements en fonction des besoins exprimés par les programmes et les services de soutien Elaborer en conséquence les ordres de mission ;
• Assurer un coaching des chauffeurs tout en prenant les mesures correctives adéquates en cas de manquement ;
• Produire des rapports mensuels de consommations carburant en bonne et due forme et dans les délais requis ;
• Faire un inventaire régulier des matériels de chaque véhicule ;
• Tenir informer le Supply Chain Manager de la base de toute information de grande portée nécessitant son attention particulière ;
• Produire le rapport pour chaque incident. 

Gestions du stock

• Comprendre, mettre en œuvre et maintenir les politiques et procédures standard de gestion des stocks de IRC ;
• Gérer et documenter les réceptions, les sorties, les manutentions, les certificats à travers les différents formulaires de IRC en matière de la gestion de l’entrepôt ;
• Informer le superviseur sur les cas de ruptures des stocks et/ou des péremptions ou de dommages ;
• Gérer les travailleurs occasionnels/journaliers dans l’entrepôt ;
• Assurer l’entretien des bâtiments d’entreposage en assurant la propreté et hygiène ;
• Mettre en œuvre et garantir des procédures de sécurité claires au niveau de l’entrepôt en appliquant les politiques y afférentes ;
• Mettre en œuvre et garantir des procédures claires de chargement / déchargement, d’empilage correct et de rotation de stock (FIFO/FEFO) ;
• Conseiller le responsable de la base et des programmes sur les problèmes ou les améliorations concernant l’entrepôt ;
• Tenir à jour le registre d’activités de l’entrepôt en enregistrant toutes les activités, les entrés et les sortantes.
• Recevoir les formulaires de demande des sorties complétés et préparer les marchandises pour la livraison sur les sites ;
• S’assurer que toutes les réceptions sont documentées et sont cohérentes avec les documents des commandes ;
• Préparer un rapport mensuel pour le magasin décrivant tous les mouvements de stocks et les soldes restants ;
• Sur une base mensuelle, travailler avec le responsable de la chaîne d’approvisionnement pour rapprocher le registre de stock de la feuille de suivi des biens et des différents mouvements ;
• Mettre à jour régulièrement les fiches d’enregistrement des stocks ;
• Toutes les autres missions ou tâches déléguées par le Responsable de la Chain d’approvisionnement.

Gestion des équipements

• Assurer l’étiquetage des équipements selon la procédure d’IRC ;
• Tenir à jour les attributions et le registre des équipements ;
• Tenir à jour la base de gestion des équipements ;
• Produire et partager le rapport mensuel de gestion des équipements.

Gestion du personnel

• Assurer la gestion des chauffeurs ;
• Encadrer et former le personnel Supply Chain sous sa responsabilité.

Update 

Qualifications

• Un diplôme de niveau BAC+2 en Logistique Transport ou dans un domaine pertinent relatif à la description du poste ;
• Jouir d’une grande expérience en gestion de transport. Expériences des grandes ONGs internationales est souhaitable ;
• Une grande capacité en communication administrative et opérationnelles ;
• Titulaire d’un permis de conduire catégorie B minimum en cours de validité ;
• Mobilité physique, capacité à réagir de manière spontanée ;
• Compétences informatiques, notamment en ce qui concerne les Word, Excel, PowerPoint et une grande maitrise de l’internet ;
• Etre disponible pour toute éventualité ;
• Être proactif pour s’adapter aux changements pouvant advenir rapidement dans un contexte complexe de sécurité comme région de Tillabéry. 

Caractéristiques personnelles 

• Parfaite intégrité personnelle ;
• Attention au détail ;
• Solides compétences en Fleet ;
• Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples ;
• Esprit d’équipe et aptitudes en résolution de problèmes.