Team- und Projektassistenz (m/w/d)

Klima braucht Köpfe. Das Potsdam-Institut für Klima­folgen­forschung e.V. (PIK) unter­sucht wissen­schaft­lich und gesell­schaft­lich rele­vante Frage­stellungen in den Bereichen Globaler Wandel, Klima­folgen und nach­haltige Ent­wick­lung. Es ist eine der welt­weit führenden Forschungs­einrich­tungen auf seinem Gebiet und bietet Natur- und Sozial­wissen­schaftler*innen aus aller Welt beste Voraus­setzungen für exzellente inter­disziplinäre Forschung.

Für den wissenschaftsunterstützenden Bereich des FutureLabs Social Metabolism and Impacts sucht das PIK zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Team- und Projektassistenz (m/w/d)

(Stellenausschreibungsnummer: 02-2025 Projektassistenz FL)

Die Stelle ist vorerst befristet auf 2 Jahre mit Option zur Ver­längerung. Die Vergütung erfolgt unter Berücksichtigung der per­sönlichen Voraussetzungen mit Entgeltgruppe 8 TV-L Brandenburg. Vorgesehen ist eine Arbeitszeit von 30 Stunden/Woche (Teilzeit).

Ihre Aufgaben umfassen:

• Eigenständige und zuverlässige Büroorganisation sowie Unter­stützung der FutureLab Leitung in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten,
• Administrative Begleitung von Drittmittelprojekten,
• Vertretung des Labs in instituts­weiten administrativen Treffen,
• Unterstützung der CLARS und DKT Projektleitung bei Finanz- und Ressourcenplanung sowie bei der Überwachung der Budgetvorgaben für das Projekt,
• Monitoring der CLARS und DKT Projektziele (Termin-, Leistungs- und Kostenziele),
• Unterstützung bei der Anfertigung von Zwischen- und Endberichten im CLARS und DKT Projekt,
• Korrespondenz mit in- und externen Personen in englischer und deutscher Sprache,
• Organisation von wissenschaftlichen Fachveranstaltungen, Workshops und Konferenzen,
• Umsetzung von Personalprozessen, wie z. B. Vorbereitung von Neu­einstellungen und Vertrags­verlängerungen, Zusammenstellung von Unterlagen, Unterstützung bei der Erstellung von Stellen­beschreibungen u. a. Dokumenten, Anmeldung von Nutzeraccounts, Beantwortung von Anfragen seitens des Personalreferats,
• Planung sowie Vor- und Nach­bereitung von Terminen und Meetings,
• Dienstreiseorganisation sowie Vorbereitung der Reisekosten­abrechnungen,
• Erfassung der Publikationen und weiterer Leistungen des Labs,
• Aktualisierung der Webseite des Labs.

Sie verfügen über:

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann / -frau für Büromanagement, Projektmanagement oder vergleichbar,
• einschlägige Berufserfahrung im Bereich Projektmanagement / Sekretariat, idealerweise in wissenschaftlichen Einrichtungen,
• sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift,
• sehr gute Computerkenntnisse im MS-Office-Bereich (insbesondere Word, Excel, PowerPoint).

Wir erwarten von Ihnen:

• eine selbstständige Arbeitsweise und Eigeninitiative,
• methodisches und systematisches Vorgehen,
• strukturiertes und zielorientiertes Denken,
• die Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten,
• Kreativität und Offenheit für neue Lösungsansätze,
• Zuverlässigkeit, Engagement und starke Motivation,
• Teamfähigkeit und organisatorisches Geschick.

Wir bieten:

• die Mitarbeit in einem kreativen und interdisziplinären Team,
• ein spannendes Umfeld in einem international renommierten Forschungsinstitut mit einem Arbeitsplatz inmitten eines wunderschönen Forschungscampus auf dem historischen Telegrafenberg in Potsdam mit guter Anbindung nach Berlin,
• die Möglichkeit, zeitlich flexibel und mobil (bis zu 50 % der Arbeitszeit) zu arbeiten,
• ein tarifliches Entgelt, tarifliche Leistungen sowie einen Zuschuss zum Jobticket oder zum Deutschland-Ticket Job.

Das PIK legt Wert auf Chancen­gleichheit und Vielfalt, daher begrüßen wir Bewerbungen ohne Foto. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden bei der Einstellung berücksichtigt, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Behinderung, Betreuungspflichten oder Alter. Das PIK strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in der Wissenschaft an und fordert daher Frauen nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleicher Eignung werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Das PIK unterstützt die Rückkehr aus der Elternzeit.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 12.02.2025 direkt über unser
Bewerbungsformular unter diesem Ausschreibungstext auf unserer Webseite.

Für weitere inhaltliche Informationen oder Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Frau Prof. Dr. Helga Weisz zur Verfügung.