RÔLE
Sous l’autorité de la Gestionnaire des ressources humaines, le ou la titulaire du poste a comme principales responsabilités de fournir un appui administratif à l’équipe des ressources humaines et d’assurer l’administration des avantages sociaux, dont le traitement de la paie.
RESPONSABILITÉS
Administration
- Apporte un soutien administratif à l’équipe du service des ressources humaines dans la mise en œuvre des différents dossiers ;
- Participe à la révision et à l’actualisation des normes et politiques relatives aux conditions d’emploi et avantages sociaux du personnel, en assurant une harmonisation avec les dispositions de la convention collective ;
- Appuie sa ou son gestionnaire dans à la mise en œuvre des stratégies en matière de ressources humaines et des outils de gestion ;
- Effectue l’affichage des postes à combler sur les différents sites de recrutement ;
- Contribue à la mise en oeuvre des plans d’accueil pour l’intégration du nouveau personnel au sein de l’organisation (par exemple, avantages sociaux, système des feuilles de temps, accès à l’immeuble, etc) ;
- Propose et apporte des améliorations au système de gestion des ressources humaines et tient à jour les données ;
- Assure le suivi du programme d’assurance collective en ce qui concerne les adhésions, le paiement des factures et la répartition comptable des coûts ;
- Produit les contrats ainsi que les amendements aux contrats et les fait valider par sa ou son gestionnaire ;
- Fait le suivi des périodes de probation ;
- Contribue à l’actualisation des outils d’évaluation de rendement et assure le suivi de la planification du processus annuel ;
- Appui sa ou son gestionnaire dans la gestion des dossiers d’invalidité ;
- Assure le suivi des rapports mensuels de sécurité ;
- Effectue l’achat des fournitures de bureau, lorsque requis ;
- Est responsable du système de gestion des cartes d’accès ;
- Effectue la codification des factures pour les ressources humaines et s’assure de l’émission des paiements ;
- Effectue le classement des dossiers administratifs virtuels ;
- Participe aux réunions d’équipes, selon les besoins ;
- Appui, au besoin, l’adjointe administrative – logistique dans le cadre du suivi administratif et logistique des volontaires ;
Traitement de la paie
- Vérifie les feuilles de temps en relation avec les heures travaillées et les congés ;
- S’assure du traitement de la paie avec le système WorkforceNow d’ADP ;
- Prépare les fins d’emploi dans la paie, lorsque nécessaire, et émets les relevés d’emploi ;
- Émet les rapports requis pour les suivis de remises gouvernementales et autres fournisseurs externes, de façon périodique ;
- Assure l’émission des paiements pour l’ensemble des déductions faite sur la paie (syndicat, assurances, REER, …) ;
- Assure la production de divers rapports ;
- Effectue le paiement des honoraires des consultants ;
- Contribue à la conciliation de la banque de vacances, la banque de congés personnels et autres banques des employé-e-s de façon périodique, selon la planification établie ;
- S’assure que les données pour l’émission des relevés d’impôt de fin d’année soient exactes et complètes et prépare les rapports en conséquence ;
- Effectue la vérification des dépenses de formation et assure le maintien des dossiers de pièces justificatives ;
- Produit le sommaire de fin d’année accompagnant l’émission des relevés d’impôt ;
- Analyse le compte de salaires sur une base régulière et concilie les dépenses salariales ;
- Collabore à l’analyse des écarts salariaux dans le cadre du processus de vérification de fin d’année financière ;
- Répond aux demandes d’information à l’interne, notamment en ce qui a trait à l’application de la convention collective en vigueur ;
- Assure la formation des usagers pour l’utilisation du système.
- En tout temps, et en particulier advenant qu’il ou elle soit appelé-e à voyager, s’assure de respecter les guides, manuels, directives ou consignes de l’organisation en matière de sécurité et de protection.
- Assume toute autre responsabilité confiée par sa ou son gestionnaire.
QUALIFICATIONS REQUISES
- DEC en administration ou en ressources humaines ou comptabilité, ou expérience jugée équivalente.
- Expérience pertinente de cinq (5) ans.
- Connaissance des normes fiscales ainsi que de la Loi sur les normes du travail.
- Accréditation par l’Association canadienne de la paie (ACP) constitue un atout.
- Expérience dans l’utilisation d’un système de gestion de paie, connaissance du système WorkForceNow d’ADP constitue un atout.
- Bonne connaissance du français parlé et écrit.
- Anglais intermédiaire.
- Bonne connaissance du chiffrier Excel et de l’environnement Google.
- Rigueur et souci pour la qualité du travail.
- Capacité à préserver l’information confidentielle.
- Aptitudes à travailler en équipe.
- Capacité à gérer les priorités et à respecter les échéances.
- Capacité à entretenir des relations interpersonnelles respectueuses et à évoluer dans un milieu multiculturel.
- Adhésion à l’approche d’égalité entre les femmes et les hommes et des valeurs associées à la coopération internationale.
CONDITIONS D’EMPLOI
Poste : Régulier à temps plein
Classe d’emploi : Classe D
Lieu de travail : basé-e à Montréal
Salaire et avantages sociaux : Selon la convention collective en vigueur
Pour postuler : Tou-te-s les candidat-e-s intéressé-e-s qui satisfont aux exigences doivent envoyer une lettre de présentation expliquant les motifs de leur candidature à ce poste et un curriculum vitae (CV) à jour à Servicerh@ceci.ca d’ici le 28 janvier 2024, 17 h.
Le réseau CECI international est un employeur qui valorise la diversité et respecte l’équité en matière d’emploi. Les personnes faisant partie des groupes suivants : populations autochtones, minorités visibles, personnes vivant avec un handicap et personnes de tout type d’orientation sexuelle et d’identité de genre sont encouragées à présenter leur candidature.
Seul-e-s les candidat-e-s sélectionné-e-s pour une entrevue seront contacté-e-s.