Un (e) Assistant (e) Administratif (ve), Fixed Term, Niveau GS4, Cotonou (Benin) #126604, (pour les ressortissants Béninois Uniquement)

L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour leur sauver la vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n’abandonnons jamais. On compte sur vous ? tendersglobal.net UNICEF – YouTube

Pour chaque enfant, des résultats

La mission fondamentale de l’UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant, partout, dans tout ce que fait l’organisation – dans ses programmes, ses activités de plaidoyer et ses opérations. La stratégie d’équité, qui met l’accent sur les enfants et les familles les plus défavorisés et exclus, traduit en actes cet engagement en faveur des droits de l’enfant. Pour l’UNICEF, l’équité signifie que tous les enfants ont la possibilité de survivre, de se développer et de réaliser pleinement leur potentiel, sans discrimination, parti pris ou favoritisme. Dans la mesure où un enfant n’a pas les mêmes chances dans la vie – dans ses dimensions sociales, politiques, économiques, civiques et culturelles – ses droits sont violés. Il est de plus en plus évident qu’investir dans la santé, l’éducation et la protection des citoyens les plus défavorisés d’une société – en s’attaquant à l’inégalité – non seulement donnera à tous les enfants la possibilité de réaliser leur potentiel, mais conduira également à une croissance soutenue et à la stabilité des pays. C’est pourquoi l’accent mis sur l’équité est si important. Elle accélère les progrès vers la réalisation des droits de l’homme de tous les enfants, ce qui est le mandat universel de l’UNICEF, comme le souligne la Convention relative aux droits de l’enfant, tout en soutenant le développement équitable des nations.

Pour en savoir plus sur le travail de l’UNICEF au Tchad, veuillez visiter le site UNICEF Chad

Comment pouvez-vous faire la différence ?

Sous la supervision et l’orientation du charge de l’Administration, l’Assistant Administratif est chargé d’exécuter un large éventail de tâches de routine pour l’unité concernée, ce qui nécessite une connaissance approfondie des procédures, des processus et des politiques administratives de l’UNICEF.

Quelles sont vos responsabilités ?

1. –     Communications et flux de travail

• Faciliter les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.
• Gérer la correspondance entrante et sortante, les courriels et les appels téléphoniques.
• Communiquer les informations de routine et certaines informations non routinières relatives au travail de l’équipe.
• Établir et maintenir les systèmes d’archivage et de référence du bureau, tant traditionnels que numériques, et veiller à ce que les sites web inter/intra-net soient à jour et exacts.

2. –     Gestion de l’agenda, des réunions et de la correspondance

• Tenir à jour le calendrier du bureau et organiser des réunions.
• Il rédige les procès-verbaux des réunions et veille à ce que la correspondance de l’unité soit bien organisée.

3. –     Événements/Logistique

• Il soutient les activités de développement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques nécessaires, en s’engageant auprès des animateurs, des traiteurs et des hôtes.
• Organise les horaires en se mettant en rapport avec les participants pour connaître leurs disponibilités.
• Assurer la liaison avec les points focaux budgétaires et la section en ce qui concerne les coûts et les besoins.
• Préparer des documents d’information pour les participants et télécharger les documents préparés sur l’intranet.
• Préparer et tenir à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.

4. –     Traitement des factures

• Responsable de la collecte des factures et du classement des documents pour approbation et, ensuite, traitement dans VISION.
• Charge les fichiers électroniques et vérifie les résultats dans le système de destination.
• Répond à l’état des transactions des clients et à d’autres demandes de renseignements

5. –     Fournitures/équipements

• Soutenir la gestion des fournitures administratives et du matériel de bureau, et mettre à jour l’inventaire des articles.
• Contrôler et superviser l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. Veiller à ce que les services et l’entretien des locaux soient conformes aux normes de l’organisation.
• Organise l’achat et la distribution en temps utile des fournitures de bureau.

Pour assumer ce rôle et être considéré comme un défenseur des droits de chaque enfant au Tchad, vous devez avoir :

• Un diplôme de l’enseignement secondaire est requis, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires en rapport avec le travail de l’organisation.
• Pour ce poste, une licence délivrée par un établissement universitaire reconnu dans un domaine pertinent peut remplacer trois années d’expérience professionnelle. Un master peut remplacer deux années supplémentaires.
• Un minimum de quatre ans d’expérience dans le domaine de l’administration ou du travail de bureau est requis.
• Une expérience pertinente au sein d’une agence ou d’une organisation du système des Nations unies est considérée comme un atout.

Pour chaque enfant, vous devez démontrer :

Les valeurs fondamentales de l’UNICEF : Bienveillance, Respect, Intégrité, Confiance, Responsabilité et Durabilité sous-tendent tout ce que nous faisons et la façon dont nous le faisons.

Familiarisez-vous avec la Charte de nos valeurs .

Et avoir les compétences de base suivantes

• Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique
• Travailler de façon collaborative
• Établir et entretenir des partenariats
• Innover et épouser le changement
• Penser et agir de manière stratégique
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles
• Gérer l’ambiguïté et la complexité

Au cours du processus de recrutement, nous testons les candidats en suivant le cadre de compétences. Familiarisez-vous avec notre cadre de compétences et ses différents niveaux : cliquez ICI.

Localisation
Le/la candidat(e) recruté(e) sera basé(e) à Cotonou.

Rémunération
Le poste est classé dans la catégorie des Services Généraux (GS) au grade GS5 de la grille de rémunération du Système des Nations Unies.

L’engagement actif de l’UNICEF en faveur de la diversité et de l’inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants et nous encourageons tous les candidats, indépendamment de leur sexe, de leur religion et de leur origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation.

Pour ce poste spécifiquement, les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Nous offrons un large éventail d’avantages à notre personnel, y compris des congés parentaux payés, des pauses pour allaiter, des heures de travail flexibles, prise en charge médicale et des mesures d’adaptation raisonnables pour les personnes handicapées.

L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF adhère également aux principes stricts de protection de l’enfance. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer à ces normes et principes et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents. La vérification des antécédents comprendra la vérification des titres universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats(es) sélectionnés(es) peuvent être amenés(es) à fournir des informations supplémentaires afin de procéder à ces vérifications.

Seuls les candidats(es) présélectionnés(es) seront contactés(es) et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.

Les nominations à l’UNICEF sont soumises à une autorisation médicale.  Les nominations peuvent également être soumises à des exigences de vaccination, notamment contre le SRAS-CoV-2 (COVID). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l’UNICEF doivent normalement démissionner de leur gouvernement avant d’accepter une mission avec l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d’emploi, sans compensation, si une autorisation médicale n’est pas obtenu(e), ou si les exigences en matière de vaccination ne sont pas satisfaites, dans un délai raisonnable, pour quelque raison que ce soit.