JOB DESCRIPTION

Background:

ONU Mujeres, basada en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para la eliminación de la discriminación contra las mujeres y las niñas; el empoderamiento de la mujer; y el logro de la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria y la paz y la seguridad.

A partir del 2013, la Oficina de ONU Mujeres en Bolivia se constituye en una oficina país con el objetivo de fortalecer su presencia para responder de manera adecuada a los retos que el país presenta en el empoderamiento de las mujeres y en el avance de sus derechos. La Oficina de ONU Mujeres invertirá esfuerzos técnicos y financieros para incorporar los derechos de las mujeres en el marco normativo que se está proponiendo en Bolivia y apoyar en la implementación de la normativa vigente a favor de las mujeres. Así también pretende fortalecer sus capacidades de articulación con el Estado y la sociedad civil y su presencia pública para abrir espacios de análisis y diálogo para la defensa de los derechos de las mujeres.

Una de las áreas prioritarias de trabajo de ONU Mujeres es la lucha contra toda forma de violencia hacia las mujeres. A partir de la aprobación de la Ley Integral 348, para Garantizar a las Mujeres una Vida Libre de Violencia, se inicia un periodo de apoyo a la implementación de la norma para desnaturalizar la violencia hacia las mujeres en el país, impulsar propuestas de reglamenta.

Bajo la supervisión de Representante, la/el Asociada/o Ejecutiva/o y Técnica/o es responsable de proporcionar una variedad de apoyos administrativos ejecutivos a la Representante de País de ONU Mujeres, manteniendo la más estricta confidencialidad en todos los aspectos de su función. En estrecha coordinación con la gestion y el personal de la Oficina de País Bolivia, es responsable de gestionar el flujo eficiente de información y comunicaciones, asegurando una rápida difusión de información, acciones oportunas y el cumplimiento de los plazos establecidos.

Alcance del Trabajo

1. Brindar apoyo ejecutivo a la Representante de ONU Mujeres en el País:

• Gestionar la agenda y el calendario de citas y reuniones de la Representante de País de ONU Mujeres.
• Organizar los viajes, alojamiento en hoteles y otras cuestiones logísticas para la Representante de País de ONU Mujeres.
• Mantener un directorio actualizado de contactos de las oficinas CO/MCO/RO; actualizar las listas de distribución electrónicas.
• Atender y filtrar llamadas para la Representante de País de ONU Mujeres con tacto y discreción.
• Administrar los archivos administrativos relacionados con los viajes oficiales y los informes de misión de la Representante de País de ONU Mujeres.
• Consultar archivos, recopilar información y organizar materiales conforme a las solicitudes de la Representante de País de ONU Mujeres.

2. Brindar apoyo eficaz en la comunicación y la gestión de la información a la Oficina de País:

• Coordinar los arreglos logísticos, administrativos y financieros necesarios para organizar reuniones, eventos y talleres.
• Organizar y asistir a reuniones y eventos, preparar actas y resúmenes.
• Preparar y compilar materiales informativos y presentaciones en PowerPoint para reuniones, misiones y otros eventos clave.
• Organizar y mantener el sistema de archivo de la oficina.
• Dar seguimiento a los plazos y compromisos de la Representante de País de ONU Mujeres.

3. Brindar apoyo a las actividades de relaciones externas de la Oficina de Representación en el País:

• Facilitar el flujo de información y comunicación entre la Oficina de la Representante de País de ONU Mujeres y otras unidades dentro o fuera de ONU Mujeres.
• Revisar, priorizar y canalizar la correspondencia dirigida a y desde la Oficina de la Representante de País de ONU Mujeres; tomar medidas de seguimiento proactivas y mantener informada a la Dirección.
• Responder a consultas y/o redirigirlas a las unidades correspondientes para su atención oportuna.
• Preparar correspondencia rutinaria y circulares internas; revisar documentos e informes para asegurar la correcta ortografía, puntuación y formato.
• Mantener y organizar archivos físicos y electrónicos actualizados para un acceso fácil y rápido; garantizar la confidencialidad de los materiales sensibles.
• Asistir en la preparación y finalización de traducciones informales; actuar como intérprete cuando sea necesario.

4. Brindar apoyo a las actividades de relaciones externas de la Oficina de País:

• Facilitar la interacción de la Representante de País de ONU Mujeres con diversos/as socios/as externo/as mediante comunicación escrita, verbal y electrónica, y a través de relaciones colaborativas y proactivas con contrapartes y colegas de oficinas asociadas.
• Recibir y dar la bienvenida a visitantes y funcionarios de alto nivel.
• Asegurar el cumplimiento del protocolo, recibir a visitantes/funcionarios de alto nivel y coordinar los arreglos logísticos relacionados con las visitas.

5. Contribuir a la generación y el intercambio de conocimientos:

• Brindar apoyo administrativo para una gestión e intercambio de conocimientos eficaz dentro de la oficina y con otras oficinas/sede.
• Generar y compartir conocimientos y experiencias relacionadas con el apoyo administrativo y operativo.

6. Contribuir al portafolio emergente de ONU Mujeres en la oficina país bajo el seguimiento de Representación
(respuesta humanitaria):

• Brindar apoyo administrativo y logístico para la participación de ONU Mujeres en espacios de coordinación humanitaria, como ENETE, incluyendo la organización de reuniones, preparación de materiales y seguimiento de compromisos.
• Asistir en la recopilación y organización de información para la selección y revisión de notas conceptuales y documentos relacionados con las actividades humanitarias.
• Apoyar en la comunicación y coordinación con contrapartes internas y externas, facilitando el intercambio de información y asegurando el seguimiento de acciones vinculadas a la respuesta humanitaria con enfoque de género.
• Brindar apoyo administrativo para una gestión e intercambio de conocimientos eficaz dentro de la oficina y con otras oficinas/sede.
• Generar y compartir conocimientos y experiencias relacionadas con el apoyo administrativo y operativo.

6. El/la titular también desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional según sea necesario para el funcionamiento eficiente de la oficina y la organización.

Competencias:

Valores Fundamentales:

• Respeto por la Diversidad
• Integridad
• Profesionalismo

Competencias Fundamentales:

• Conciencia y Sensibilidad respecto a Cuestiones de Género
• Responsabilidad
• Resolución Creativa de Problemas
• Comunicación Efectiva
• Colaboración Inclusiva
• Compromiso con Partes Interesadas
• Liderazgo con el Ejemplo

Por favor visita este enlace para obtener más información sobre el Marco de Valores y Competencias de ONU Mujeres.

Competencias Funcionales:

• Capacidad de trabajar en un ambiente intercultural
• Capacidad para comunicar de manera efectiva las intenciones y requisitos a las partes interesadas internas y externas
• Capacidad y actitudes para el trabajo en equipo y actitud flexible en situaciones de alta presión
• Capacidad para gestionar múltiples partes interesadas y equilibrar expectativas a menudo contradictorias, construyendo y manteniendo relaciones
• Habilidades organizacionales efectivas y capacidad de manejar un volumen de trabajo alto de una forma eficiente y oportuna
• Capacidad para administrar y ejecutar procedimientos operativos
• Capacidad de gestión de información y documentación
• Habilidad para resolver problemas
• Organización y planificación
• Conocimiento de herramientas informáticas de Gestión Corporativa
• Actitud proactiva y dinámica hacía el trabajo
• Disponibilidad para aprender

Calificaciones Mínimas

Educación y Certificaciones: 

• Diploma de educación secundaria es requerido
• Se valorará contar con una licenciatura en administración de empresas o administración pública.

Experiencia: 

• Al menos 6 años de experiencia progresiva en funciones administrativas, secretariales o de apoyo a programas.
• Se requiere experiencia en el uso de aplicaciones informáticas y paquetes de software como Microsoft Office, así como sistemas de gestión basados en la web.
• Se valorará experiencia en el uso de un sistema ERP moderno basado en la web, preferiblemente Oracle Cloud.

Idiomas:

• Dominio del español es obligatorio.
• Conocimiento intermedio del inglés

Statements :

In July 2010, the United Nations General Assembly created UN Women, the United Nations Entity for Gender Equality and the Empowerment of Women. The creation of UN Women came about as part of the UN reform agenda, bringing together resources and mandates for greater impact. It merges and builds on the important work of four previously distinct parts of the UN system (DAW, OSAGI, INSTRAW and UNIFEM), which focused exclusively on gender equality and women”s empowerment.

Diversity and inclusion:

At UN Women, we are committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. UN Women recruits, employs, trains, compensates, and promotes regardless of race, religion, color, sex, gender identity, sexual orientation, age, ability, national origin, or any other basis covered by appropriate law. All employment is decided on the basis of qualifications, competence, integrity and organizational need.

If you need any reasonable accommodation to support your participation in the recruitment and selection process, please include this information in your application.

UN Women has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UN Women, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. All selected candidates will be expected to adhere to UN Women’s policies and procedures and the standards of conduct expected of UN Women personnel and will therefore undergo rigorous reference and background checks. (Background checks will include the verification of academic credential(s) and employment history. Selected candidates may be required to provide additional information to conduct a background check.)

 

Note: Applicants must ensure that all sections of the application form, including the sections on education and employment history, are completed. If all sections are not completed the application may be disqualified from the recruitment and selection process.