UNV Especialista – Información

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Mission and objectives

UNICEF es la agencia del Sistema de Naciones Unidas que promueve la protección de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, abogando constantemente por la visibilización y abordaje de las vulneraciones de derechos más complejas que afectan a la niñez en el país.
El Programa de País de UNICEF Colombia para el ciclo de programación 2021-2024 se rige por los lineamientos del nuevo Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible (UNSDCF) que guía el nuevo ciclo programático, impulsando la planificación, la implementación, el monitoreo, el reporte y la evaluación del apoyo colectivo de la ONU para lograr el cumplimiento de la Agenda 2030.
Este Programa se enmarca en las tres prioridades de cooperación identificadas por el Gobierno y el SNU: a) Apoyo a la implementación de la política del Gobierno “Paz con Legalidad”, b) Migración como factor de desarrollo; y, c) Asistencia técnica para la aceleración de los ODS catalizadores.

Context

El proyecto Enterprise Content Management (ECM) fue concebido con el propósito de optimizar la forma en que el personal de UNICEF gestiona la información y accede a las herramientas que necesitan para trabajar de manera más eficiente posible para apoyar a los niños. Al mismo tiempo, el proyecto ECM tiene como objetivo llevar a UNICEF a un entorno de trabajo moderno y sostenible que sea
adecuado para la implementación de acciones en los países. La plataforma elegida para llevar a cabo este proyecto es Microsoft SharePoint.
ECM ha desplegado una intranet global, la cual ha sido adoptada por varias oficinas de países para sus operaciones diarias. Este proyecto busca promover la adopción generalizada de este nuevo sistema de gestión documental en la organización. La oficina de Colombia ha avanzado en la implementación de ECM al establecer 20 sitios colaborativos y 35 librerías de documentos, distribuidos estratégicamente en las distintas áreas de la oficina. Sin embargo, se podría decir que más del 60% de la información todavía se encuentra almacenada en lugares como OneDrive o carpetas locales en equipos de cómputo.
Siguiendo la línea trazada por el plan estratégico 2022 – 2025 de nuestra organización, enfocado en potenciar el uso de herramientas digitales para optimizar operaciones y procesos a través de la influencia digital, se hace necesario reforzar, durante los años 2024 y 2025, el control, manejo, administración y custodia de la información generada y requerida por cada una de las áreas en la oficina de
Colombia.
Por lo tanto, las áreas clave de intervención del proyecto serán:
1. Incremento del uso del espacio de trabajo digital y del sistema de gestión de documentos: La intranet de UNICEF Colombia se ha enriquecido con información relevante para las áreas, permitiendo una navegación simplificada y un acceso directo a las herramientas de Office 365, de acuerdo con las políticas implementadas en la intranet. El crecimiento en el uso del sistema de gestión de documentos basado en la nube facilitará la colaboración entre equipos, garantizando la disponibilidad segura de archivos de trabajo en línea. Este sistema también mejorará la clasificación y conservación de documentos valiosos, potenciando la gestión de registros dentro de UNICEF.
2. Gobernanza de la información: Se ha establecido un nuevo marco de gobernanza de la información en UNICEF, el cual se ha implementado en la intranet de la oficina de Colombia. Este marco proporciona políticas y procedimientos coherentes para la administración de información, guiando la creación, carga, colaboración, almacenamiento, difusión y eliminación de
documentos en UNICEF.
3. Archivo: Es necesario establecer procedimientos adecuados para la preservación de materiales históricos y otros documentos relevantes. Todos los documentos almacenados deben ser evaluados por los responsables para determinar su forma de almacenamiento y su tiempo de retención dentro del sistema.
Esta estrategia busca fortalecer la capacidad de UNICEF para cumplir con su misión mediante una gestión más eficiente y efectiva de la información en todas las áreas de la organización.

Task description

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión de Sr ICT Associate y/o su representante designado(a), el Voluntario de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:
a) Apoyar en la definición de requerimientos y relevamiento teniendo en cuenta determinar la cantidad y volumen de archivos, así como establecer la cantidad de archivos a ser renombrados de acuerdo con la política vigente.
b) Apoyar en la definición de la estrategia de información para las áreas de la oficina, conforme a los lineamientos y políticas organizacionales, además de establecer las estructuras necesarias para respaldar la estrategia de cada área.
c) Realizar la clasificación de la información y la implementación de dashboards o reportes gráficos sobre la información almacenada en cada área
d) Realizar análisis de información que no cumpla con los lineamientos del proyecto de transformación digital y la taxonomía definida, para su posterior evaluación por el área responsable.
e) Definir la mejor estrategia de migración de la información descrita anteriormente: Esto implica asignar a cada archivo e información los metadatos pertinentes y establecer la estrategia de migración.
f) Asesorar en migración de contenidos ECM: Apoyo en la definición y procedimiento de asignación metadatos consistentes a cada archivo para luego ser migrados a ECM.
g) Capacitación: brindar entrenamiento a usuarios sobre la taxonomía o convención acerca del nombre de archivo; incluye el uso de los sitios de colaboración, librerías y demás estructuras definidas para almacenamiento y clasificación de la información en ECM, políticas de seguridad en almacenamiento y uso de la información.
h) Actuar en calidad de Backup de otras actividades asignadas por el supervisor cuando sea necesario
i) Cualquier otra actividad requerida o asignada por el supervisor relacionada con los temas descritos anteriormente.
Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a integrarse al mandato del programa VNU en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integración en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomendadas:
• Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado)
• Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión
• Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades
• Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU
• Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios de la ONU
• Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio a individuos y organizaciones locales relevantes cuando sea técnicamente posible.