Main purpose of job:

The Residence Logistics Coordinator serves as a key support role in ensuring the smooth operation and presentation of the Ambassador’s Residence.
This role encompasses a wide range of responsibilities, including upholding high standards of hospitality for all guests, leading logistical support, and overseeing arrangements for official engagements such as tea sessions, breakfasts, lunches, and dinners. The coordinator also provides ad-hoc assistance as required by the Residence Manager.

Working closely with the Residence Team, the Residence Logistics Coordinator ensures that the Residence functions efficiently and in alignment with the Ambassador’s preferences.

관저 로지스틱스 코디네이터는 대사관저의 원활한 운영과 품격 있는 환경 유지를 위한 핵심 지원 역할을 담당합니다.
이 역할은 VIP 손님 응대, 각종 행사 준비 및 운영을 포함한 다양한 업무를 아우르며, 관저 매니저의 요청에 따라 수시로 지원 업무를 수행합니다.

관저팀과 긴밀히 협력하여 대사님의 의도와 기준에 부합하는 방식으로 관저 운영이 이루어지도록 합니다.

Roles and responsibilities / what will the jobholder be expected to achieve?

Event and Guest Management  (40%)

• Ensure the Residence is ready to receive the Ambassador’s official guests for engagements, including senior Korean and international visitors and high-level UK dignitaries.
• Provide professional, high-quality, and courteous service to all Residence VIPs and guests on formal tea sessions, breakfasts/lunches/dinners, receptions and major outdoor events.
• Take the lead in space control and furniture movement before and after events.
• Monitor and maintain inventory and stock control for silverware, glassware, china, and other household items before and after events.
• Prepare menus, name tent cards, seating plans for the events.

행사 및 손님 응대 관리 (40%)

• 대사관 공식 손님(주요 국내 및 국외 인사 포함) 맞이를 위한 관저 준비
• 티타임, 조찬/오찬/만찬, 리셉션, 가든 행사 등에서 품격 있고 전문적인 서비스 제공
• 행사 전후 공간 세팅 주도
• 실버 웨어, 글라스웨어, 차이나 웨어 및 기타 관저 용품 재고 관리
• 행사 메뉴, 이름표, 좌석배치표 준비

Maintenance and Housekeeping (20%)

• Maintain Residence working areas to appropriate health and safety standards and in a manner suitable for a historical building.
• Maintain and manage the upkeep of external areas, including the back of the Residence.
• Oversee effective recycling and waste management.
• Ensure flower storerooms are organised and adequately stocked with floral supplies.

유지관리 및 하우스키핑 (20%)

• 역사적 건물로서 적절한 위생 및 안전 기준에 따라 업무 공간 유지
• 관저 주변 및 외부 공간 관리
• 관저에서 발생되는 재활용 및 폐기물 관리 감독
• 꽃 보관실 정돈 및 꽃자재 확보

Communication and Coordination (20%)

• Maintain clear and proactive communication with the Residence Manager, promptly flagging any operational issues or risks.
• Coordinate effectively with team members across the Residence, ensuring shared understanding of priorities and smooth execution of duties.
• Participate in team briefings and feedback loops to support continuous improvement and service consistency.
• Liaise  with JLL to ensure effective and timely maintenance and resolution of facilities-related issues.

커뮤니케이션 및 코디네이션 (20%)

• 관저 매니저와 명확하고 적극적으로 소통하며 운영상 문제 또는 위험 요인이 있을경우 보고
• 팀원들과 협력해 우선순위 공유 및 원활한 업무 진행에 주력
• 팀 브리핑 및 피드백에 적극 참여하여 서비스 품질 개선에 기여
• 시설 관련 문제 해결을 위해 JLL과의 협업

Agility and Flexibility (20%)

• Respond effectively to last-minute changes in event schedules, guest needs, and logistical requirements while maintaining high service standards.
• Stay calm and solutions-focused during high-pressure situations, including back to back or large scale events.
• Proactively support various aspects of event operations beyond core responsibilities to ensure seamless delivery.
• This role requires occasional evening, early morning, and weekend work to support high-level visits and events, and to ensure their smooth execution.

민첩성과 유연성 (20%)

• 일정 변경, 손님 요청 등 갑작스러운 상황에 신속하고 유연하게 대응
• 대형 행사나 연속된 행사 일정 속에서도 침착하고 유연한 태도를 유지
• 핵심 업무 외에도 전반적인 행사 진행을 위해 적극적으로 지원
• 고위급 방문 및 행사 지원을 위해 이른 아침, 저녁, 주말 근무가 간헐적으로 요구됨

Resources managed (staff and expenditure):

Inventory control for household supplies for Residence fucntions and events such as tables, chairs, silverware, glassware, linen.
Alcoholic and Non Alcoholic beverage inventory controll. 

행사용 테이블, 의자, 실버웨어, 글라스웨어, 린넨 등 행사용품 상태 및 재고 관리.
주류 및 비주류 음료 재고 관리.

• Experience in event management, including set-up, table arrangements, serving and receiving guests
• Knowledge in food, alcoholic and non-alcoholic beverage
• Knowledge in table manners for high level guests
• IT Literacy

• 행사 운영 경험 (세팅, 좌석배치, 손님 응대 등)
• 음식 및 음료(주류/비주류) 관련 지식
• 고위급 손님 대상 테이블 매너 지식
• 컴퓨터 활용 능력

Language Requirements: Yes

Language: English & Korean

Level of Language Required: Intermediary