TITRE DE POSTE : Stagiares

TYPE CONTRAT: Stage

LIEU D’AFFECTATION: dans tous les bureaux du PAM Mali

DATE D’OUVERTURE: 04.04.2024

A PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s’assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.
Au Mali, le PAM soutient les efforts du gouvernement à travers une stratégie d’assistance visant à répondre à l’urgence humanitaire, renforcer la résilience des communautés et soutenir les efforts de développement durable. En collaboration avec les institutions de l’Etat, les Organisations non-gouvernementales (ONG) et les partenaires du système des Nations Unies, le PAM organisent des transferts monétaires ou en nature pour subvenir aux besoins alimentaires des familles affectées par les conflits ou les aléas climatiques, fournit des repas scolaires qui favorisent l’accès des filles et garçons à l’éducation, soutient la prévention et le traitement de la malnutrition, apporte l’appui technique et financier aux groupements de petits producteurs agricoles pour améliorer leur production et leur accès au marché.
Le PAM fournit également le service de transport aérien, assurant aux acteurs humanitaires et de développement, des transports sûrs, fiables et économiques à destination des régions de Mopti, Gao, Menaka, Tombouctou et Kayes, ce qui permet d’accéder aux populations les plus vulnérables. La plus grande agence humanitaire au monde soutient aussi le gouvernement et ses partenaires, à travers des analyses de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, la fourniture des services logistiques et des technologies de l’information et de la communication.
Selon le HRP 2021, environ 2,2 millions de personnes ont besoin d’une aide alimentaire. Cela peut s’expliquer par une situation qui continue de se dégrader, en particulier dans les régions du nord, du centre mais qui s’est récemment étendue dans les régions du sud (Koulikoro) et dans les régions du nord de Kayes en raison des conflits, de l’insécurité, de la présence de groupes armés et intercommunautaires, des tensions. La situation sociopolitique reste très instable pendant cette transition. Dans ce cadre, un BR4 a été mis en place pour le Mali pour étendre et renforcer sa réponse d’urgence, réajuster ses opérations de CBT et consolider les activités de résilience avec une approche intégrée, ce qui nécessite un gestionnaire des opérations talentueux pour le CO.

CRITERES D’ELIGIBILITE

• Etre de nationalité Malienne
• Avoir au minimum une licence dans le domaine de l’économie, de la logistique, de statistiques, de la gestion d’entrepôt, du transport, de projet de l’administration, de la comptabilité des finances, des ressources humaines, de la sociologie, de la gestion de projet, des achats, de la gestion du budget ou dans un domaine similaire pertinent.
• Avoir étudier dans une université reconnue
• Avoir obtenu un diplôme universitaire dans les 12mois qui précèdent l’avis de vacance ou être inscrit actuellement dans un programme d’études supérieures (fin de cycle) d’une université reconnue.

PRINCIPALES TACHES

Logistique
Les candidat(e)/s sélectionné(e)/s auront l’opportunité d’être impliqué dans diverses fonctions/activités de la Logistique entre autres le transport-contracting, gestion de stock et d’entrepôts, transit et dédouanement des produits, comptabilité et suivi de mouvements de vivres et enfin la facturation.
L’affectation du personnel sur l’une des fonctions se fera en fonction de besoins ainsi que de la durée de stage.

Quelques exemples des taches:
• Contribuer à la planification et l’exécution des livraisons et des réceptions des vivres et non vivres en créant les documents de transport dans le système de comptabilité et de suivi de mouvement de vivres du PAM ;
• Assister dans les expéditions et les réceptions de marchandises incluant le transbordement (camion à camion) contre documentation officielle approuvée (par exemple, waybills, notes de livraison) en garantissant la précision du comptage physique et la qualité des produits ;
• Assister dans les inspections quotidiennes et préparer des rapports sur la quantité et la qualité des marchandises reçues, expédiées et manipulées, détecter rapidement les écarts et analyser les raisons de ces écarts/dommages, enquêter sur les quantités manquantes et préparer les rapports de perte ;
• Aider à la mise en place des contrats des divers services logistiques en adéquation avec les règles et normes de l’organisation en la matière ;
• Aider à la préparation et l’exécution du plan d’approvisionnement basé sur les besoins exprimés du Programme (plan opérationnel/plan de distribution) et les analyses des disponibilités de stock et en assurer le suivi et la mise à jour ;
• Aider dans le processus de dédouanement des marchandises vivriers et non vivriers et assurer un bon suivi jusqu’à la livraison aux bénéficiaires ;
• Garder une étroite communication avec les fournisseurs afin d’améliorer le niveau du service
• Préparer des rapports réguliers et ad hoc et des statistiques sur les opérations, afin de soutenir la planification et la prise de décisions ;
• Contribuer à la mise en place de la stratégie d’aide via le transfert monétaire CBT (Cash Basé sur le Transfert).
• Faire la mise à jour du tableau de suivi des factures logistiques et alerter la hiérarchie sur les prises des décisions ;
• Contribuer à l’analyse des données ainsi qu’aux propositions de solutions en vue de prise de décisions.
• Contribuer et aider dans l’évaluation de performance des divers fournisseurs des services logistiques ;
• Réceptionner et enregistrer quotidiennement les factures de biens et services logistiques ;
• Vérifier et analyser les données de facturation en vue de traitement et paiement.
• Aider à planifier, organiser et contrôler toutes les autres activités au sein de la logistique du PAM
• Assister dans la préparation, la vérification et l’archivage des documents/rapports logistiques.

PRINCIPALES TACHES (Suite)

Administration, finances, Programme et Ressources Humaines
• Collecter, trier et diffuser le courrier, des rapports et d’autres documents pour répondre aux exigences du personnel en respectant les normes de délai en vigueur.
• Répondre à des questions courantes simples avec l’appui de membres du personnel expérimentés chaque fois que nécessaire et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de traiter les demandes d’information avec rapidité et précision.
• Aider à la gestion des dossiers, des documents et des archives des bureaux conformément aux systèmes et procédures en place, de sorte que les informations soient tenues à jour et consultables sans délai par le personnel.
• Effectuer les tâches courantes de saisie des données conformément aux systèmes définis pour s’assurer que les informations sont organisées et consultables sans délai.
• Aider à la création d’images ou d’informations simples au moyen de modèles normalisés, comme des graphiques ou des tableaux, pour aider le personnel à rédiger des rapports.

CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE 4P

Mission
Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques.
Être une force pour un changement positif.
Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe.
Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes.

Equipe
Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens.
Créer une culture inclusive.
Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons».

Performance
Encourager l’innovation et les solutions créatives.
Se concentrer sur l’obtention de résultats et suit les tendances des taux d’achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d’efficacité
Prendre la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
Être décisif.

Partenariat
Connecter et partager entre les unités du PAM.
Établir des partenariats externes solides.
Être politiquement agile et adaptable.
Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires : Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

CONDITIONS D’EMPLOI

• Les stagiaires retenus recevront une allocation mensuelle.
• La durée des stages varie entre deux (2) et huit (8) mois.
• Une attestation de stage est délivrée à la fin du stage.

DATE LIMITE POUR LES DEMANDES: 17.04.2024

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LES CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales compétentes chargées de l’application des lois pour qu’elles prennent les mesures appropriées.

Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination.

Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs antécédents en interne ou par des tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. Toute fausse déclaration concernant les informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.