JOB DESCRIPTION

 

Contexte structurel

Sous la supervision générale du directeur de pays et de la cheffe de la Chaine d’Approvisionnement, et sous la supervision directe de l’Assistante Logistique en charge de la gestion des fonds, l’assistant.e logistique assure une assistance technique permettant de planifier et de suivre la gestion des activités de facturation pour l’unité.

Principales fonctions et responsabilités

Gérer le processus de paiement des factures dans WINGS depuis la création du PO/SES/GRN jusqu’à la déposition de la demande de paiement à la finance (Transport/ Entrepôts/Ports).
Suppléant pour la création des PR et des MPO pour la logistique.
Préparer des ‘’payment request’’ dans LESS/TPO/STO pour les transporteurs.
Créer des SES temporaires pour les transporteurs à la fin de chaque mois (en conformité avec IPSAS).
Suivi particulier des factures sous sa responsabilité datant de plus de 15 jours.
Faire le suivi et assurer la liaison avec les unités : LESS/Magasin/ Transporteurs et procurement pour les questions relatives aux factures.
Archiver les copies de paiements acheminées aux finances.
Aider à réunir des informations en provenance de diverses sources pour établir des états budgétaires, comptables, financiers et statistiques.
Assurer un suivi mensuel des prévisions de dépenses et communiquer des rapports sur les dépenses afin de faciliter la prise de décisions.
Répondre à diverses questions techniques et demandes d’aide en respectant les procédures standard et en cherchant conseil si nécessaire pour traiter efficacement toutes les demandes d’information avec un grand souci du service à la clientèle.
Effectuer toutes les autres tâches qui lui sont assignées par la gestionnaire de fonds ou la cheffe de l’unité Chaine d’Approvisionnement.

Expérience souhaitée

A aidé à établir des documents financiers complexes.
A contribué aux analyses portant sur la performance budgétaire.
A contribué à la collecte de données sur les filières d’approvisionnement.
Aptitude à recueillir et à regrouper les informations permettant au PAM de prendre des décisions liées aux opérations.
Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d’informations avec les collègues et les fournisseurs.

Niveau d’études minimal requis:

Formation: Titulaire d’un diplôme d’études secondaires.

Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable.

Langue : Maîtrise du français (niveau C) et de l’anglais (niveau B).

NB: Les coordonnées des personnes / institution citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.

le PAM ne demande aucun paiement avant, pendant ou après le processus de recrutement. Veuillez n’engager aucun frais envers une personne ou institution visant à faciliter ou promouvoir votre candidature. Toute communication vous sera faite par le billet de nos canaux formels de communication.

Le bureau PAM-Haïti vous remercie et vous souhaite bonne chance.

Level of Education: Bachelor Degree

Work Hours: 8

Experience in Months: No requirements