Assistant.e Administratif et Qualité – Projet Antibiogo F/H

Médecins Sans Frontières, international medical humanitarian association founded in 1971, provides medical assistance to populations whose lives are threatened: mainly in the event of armed conflict, but also epidemics, pandemics, natural disasters or exclusion from healthcare. The French section is present in around thirty countries.

L’assistant·e de projet a pour mission de garantir la réalisation des activités administratives et apporte un support dans la gestion financière. Iel assiste le·la responsable de projet médical pour optimiser la gestion de son activité du point de vue relationnel, organisationnel et administratif.

Mission

Sous la supervision de l’équipe de Coordination du projet et en collaboration étroite avec l’équipe QARA, elle/il est en charge du suivi administratif des ressources du projet (RH, comptable, budgétaire), de la partie approvisionnement du projet et participera activement à la mise en œuvre de la procédure de gestion documentaire selon la norme ISO 13485 auprès de l’ensemble des équipes (Clinique, Développement/Produit, QARA et Coordination).

Responsabilités principales

1. Suivi Administratif des Ressources du projet

a. Gestion des Ressources humaines

Collecter et enregistrer les données des collaborateurs pour la constitution et le suivi des dossiers RH.

Collaborer avec le département RH de MSF Asso pour la rédaction et la saisie des contrats conformément au droit du travail français et du Système d’Information RH de MSF.

Organiser l’arrivée des nouveaux collaborateurs : matériel, badges, briefings, intégration administrative et opérationnelle.

Maintenir à jour les tableaux de suivi des contrats du personnel (employés et consultants).

Planifier les entretiens annuels.

Diffuser le planning des déplacements/ absences/ occupation des bureaux et animer son utilisation par les équipes

Mettre en forme et diffuser les annonces de recrutement selon la stratégie définie

En conformité avec la procédure RH du QMS, maintenir à jour la documentation et le reporting RH (organigramme, tableau de bord des formations, descriptifs de postes, et autres enregistrements RH) nécessaire au suivi des indicateurs de performance.

b. Gestion comptable et budgétaire du projet

Participer à la construction du budget et au suivi de son exécution avec le responsable du projet.

Contribuer à la préparation des reportings financiers et narratifs à destination des bailleurs.

Assurer le suivi des dépenses et de la refacturation en lien avec la comptabilité et le contrôle de gestion de MSF Asso et de la Fondation MSF

Vérifier et transmettre les notes de frais des employés à la comptabilité.

2. Approvisionnement

Coordonner les commandes et livraisons en fonction des besoins du projet.

Réaliser les demandes d’achat dans le Système d’Information Finance/Achat de MSF et suivre les réceptions des prestations conformément à la Procédure Achat/Fournisseurs

En conformité avec la procédure Achat/Fournisseur du QMS, maintenir à jour la documentation et le reporting Supply (tableau de suivi des fournisseurs, audits et évaluations des fournisseurs, et autres enregistrements supply) nécessaire au suivi des indicateurs de performance.

Participer à la sélection des fournisseurs.

3. Appui à la coordination de projet

Rédiger les comptes rendus des comités de pilotage, réunions d’équipe

Soutenir le bon fonctionnement des activités transverses du projet selon les besoins.

4. Gestion documentaire du projet (ISO 13485)

Participer au pilotage opérationnel (organisation et mise en œuvre) de la procédure de gestion documentaire, en garantissant le maintien, la mise à jour, l’accessibilité et l’archivage de la documentation du projet (procédures, ‘template’, enregistrements) conformément aux exigences de la norme et de la procédure.

Assurer un soutien méthodologique aux équipes pour le formatage des documents

Veiller à la bonne mise en forme et à la standardisation des documents.

Suivre la réalisation des actions, la résolution des problèmes liés à la procédure de gestion documentaire

Participer au prochain déploiement d’un outil de GED (gestion électronique des documents) : organisation de la migration des documents, formation des utilisateurs et support à la prise en main.

Profil recherché

Formation :

• Formation Bac+2 minimum en gestion, administration ou qualité essentielle

Expérience :

• Expérience dans un poste administratif MSF (terrain ou siège) obligatoire
• Expérience dans le suivi administratif et financier de projets financés par des bailleurs institutionnels souhaitée
• Expérience dans la préparation et le suivi de reportings financiers et narratifs à destination de bailleurs institutionnels souhaitée
• Pratique préalable d”outils de GED (Gestion Electronique Documentaire) souhaitable
• Expérience dans une entreprise avec un système de management de la qualité selon norme ISO 13485 est un plus

Langues : Anglais B2 minimum et Français courant obligatoire (B2 minimum / C1 souhaitable)

Compétences :

• Maîtrise du Pack Office
• Bonne compréhension des exigences de reporting de bailleurs institutionnels
• Connaissance de la norme ISO 13485 ou d’un système qualité équivalent souhaitable.
• Aisance avec les outils informatiques : ERP, logiciels qualité.

Aptitudes :

• Rigueur, organisation et vigilance
• Intérêt pour le suivi budgétaire et le reporting financier de projet
• Esprit d’analyse
• Capacité d’adaptation, flexibilité
• Sens de l’observation
• Bon relationnel et appétence pour le travail en équipe
• Autonomie

Conditions d”emploi

Statut : CDD de 5 mois à temps plein. Poste assimilé cadre, basé à Paris.

Rémunération et avantages : 41,1 K€ brut annuel sur 13 mois. 22 jours de RTT par an. Télétravail selon les règles en vigueur chez MSF (2 j/sem.). Mutuelle prise en charge à 100%. Titres-restaurant de 12€ (prise en charge à 60% par MSF). Prise en charge à 50% de l”abonnement de transport en commun (hebdomadaire, mensuel ou annuel) ou indemnité kilométrique vélo (0,25€ par km, limité à 450€ par an).

Poste à pourvoir : dès que possible.

En raison de contraintes administratives liées à la durée du contrat, les candidats doivent déjà disposer d”une autorisation de travail en France (citoyen de l”Union européenne) ou d’un titre de séjour leur permettant de travailler sur le sol français.

At MSF, we value diversity and strive for an inclusive and accessible working environment. We encourage all suitably qualified people to apply, regardless of their ethnic, national or cultural origin, age, gender, sexual orientation, beliefs, disability or any other aspect of their identity.

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