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Assistant(e) Administratif(ve)

UNDP - United Nations Development Programme

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Background

 
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP:  we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

 
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Sous l’autorité et la supervision du Coordonnateur du programme mondial CRIMJUST de l’ONUDC, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ière) (AAF) fournit une assistance et un soutien administratif au projet onusien « Renforcement des réponses judiciaires en matière pénale au trafic de drogue et crime organisé connexe dans les pays francophones du littoral atlantique de l’Afrique de l’Ouest ». 

L’assistant de projet travaille en collaboration avec le personnel des opérations, des programmes, projets et autres partenaires pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente et de qualité.
 

Duties and Responsibilities

Position Purpose
  • Fournir un soutien à la gestion des projets en cours
  • Appui aux services administratifs et logistiques
  • Appui à la maintenance du projet et à la gestion des actifs
  • Appui au développement et au partage des connaissances
  • Toute autre tâche assignée par le superviseur

1.) Veiller à fournir un soutien à la gestion des activités du projet en cours en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

  • Contribuer à l’élaboration du plan de travail ;
  • Aider à l’organisation de la logistique, à la préparation du programme et à la coordination avec les parties prenantes pour l’organisation d’ateliers en fonction des besoins ;
  • Aider dans les procès-verbaux pour les réunions de programme / projet et dans la rédaction des rapports de recherche au besoin ;
  • Aider à la coordination des événements prévus du projet ;
  • Aider à rédiger des contributions pour les rapports du projet.

2.) Veiller à assurer des services administratifs et logistiques efficaces en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

  • Contacts avec les visiteurs et le personnel du projet, organisation des rendez-vous et des réunions en tant qu’interprète si nécessaire et / ou en prenant des notes ;
  • Compilation et préparation des documents d’information et de présentation, des discours, des informations générales et de la documentation pour les réunions et les missions ;
  • Maintenance des enregistrements / documents/ fichiers relatifs au projet d’une manière efficace ;
  • Se charger de la correspondance assignée et d’autres tâches administratives, compris la création de demandes électroniques ;
  • Organisation des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identités et autres documents ;
  • Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
  • Soutien pour assurer le respect des procédures d’habilitation des participants conformément aux exigences des donateurs ;
  • Arrangement du transport, maintenance des véhicules et assurance ;
  • Aide au bon contrôle des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers ;
  • Vérification des formulaires connexes fournis par les partenaires avant de les soumettre à l’assistant financier pour vérification ;
  • Réception correcte des biens et services ;
  • Préparation de la correspondance de routine, des fax, des mémorandums et des rapports aux partenaires ;
  • Extraction, entrée, copie et classement des données provenant des diverses sources demandées ;
  • Maintenance d’un système de classement approprié pour les dossiers financiers qui garantissent la sécurisation des documents confidentiels ;
  • Aide à l’organisation, l’exécution et la coordination des besoins logistiques en établissant un calendrier des événements, un calendrier du programme et une checklist des événements tenus avec succès ;
  • Surveillance et gestion des fournitures de bureau, y compris l’entretien du stock de papeterie comme requis par le personnel et la tenue d’un journal pour le matériel distribué ;
  • Extraction de données provenant de différentes sources ;
  • Suivi des délais, des engagements, des actions menées et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d’unité ;
  • Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit.

3.) Fournir un soutien à la maintenance du bureau et la gestion des actifs en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

  • Servir de point focal dans le suivi des dossiers sur la gestion des actifs ; 
  • Gestion des fichiers et dossiers relatifs à la maintenance du bureau ;
  • Appui à la maintenance des locaux et services communs.

4.) Soutenir le renforcement et le partage des connaissances au sein du projet en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

  • Participation à la formation pour les opérations et le personnel du programme ;
  • Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux pratiques de communautés ;
Competencies

Achieve Results: LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively: LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements 
Learn Continuously LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible 
Act with Determination LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination 
Cross-Functional & Technical competencies 
Thematic Area   Name   Definition
Ethics   UN policy knowledge – ethics   Ethics UN policy knowledge – ethics Knowledge and understanding of the UN Staff Regulations and Rules and other policies relating to ethics and integrity
Customer Satisfaction/Client ManagementCustomer Satisfaction/Client ManagementAbility to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs.
Results-based ManagementResults-based ManagementAbility to manage programmes and projects Zith a focus at improYed performance and demonstrable results
Communication   Communication   Ability to communicate in a clear, concise and unambiguous manner both through written and verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience

VI. Keywords
Client Orientation
communication
Confidentiality 
Ethics and Integrity

Required Skills and Experience

Education:

Enseignement secondaire (Baccalauréat). 
Ou
Un Bachelor, en administration des affaires ou en commerce, ou ressources humaines, ou finances, ou sciences sociales, ou en relations internationales et tout autre domaine connexe serait souhaitable. Cependant, ce n’est pas une exigence.

Expérience:

Pour les candidats titulaires du Baccalauréat, avoir un minimum de cinq (05) années d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion administrative ou le service de soutien aux programmes.
Ou
Les candidats titulaires d’un Bachelor, devront avoir une expérience minimum de deux (02) années.

•   Maitrise dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureau (Microsoft Word, Excel, etc.). 
•   Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le web (Atlas, Quantum, Umoja…)
•   Avoir une bonne connaissance des procédures administratives et financières du système des Nations Unies serait un atout ;
•   Une expérience professionnelle en gestion administrative et financière au sein d’une Organisation Internationale/ONG est un atout majeur ;
•   Connaissance de la préparation et de l’organisation d’ateliers et de séminaires sera considéré comme un atout
•   Bonne connaissance du domaine de l’administration, de la gestion financière et des procédures de passation des marchés financiers ;
•   Bonne connaissance du domaine de l’administration, de la gestion financière et des procédures de passation des marchés financiers ;
•   Pour ce poste, une parfaite maîtrise du français est exigée. C’est-à-dire la maîtrise orale et écrite est requise, Une bonne compréhension de l’anglais est un atout important.

 

Disclaimer


 

 
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. 

 
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.

 
Applicant information about UNDP rosters

 
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

 
Non-discrimination

 
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.  

 
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status. 

 
Scam warning

 
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

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