Description des tâches
Sous la supervision du/de la Conseiller.e Technique Principal.e, l’objectif principal de la mission est de soutenir la mise en œuvre des opérations au niveau de la wilaya de Batna.
L’ Assistant/e de suivi sur le terrain travaillera en étroite collaboration avec l’équipe Croissance Economique Inclusive et les services Opérations du Bureau Pays du PNUD ainsi qu’avec les diverses parties prenantes parmi lesquelles, principalement, les autorités locales au niveau de la wilaya de Batna.
Résumé des fonctions :
- Appuyer l’unité des achats et assurer un appui administratif dans la wilaya Batna ;
- Assurer un soutien logistique et de communication dans la wilaya Batna ;
- Contribuer au suivi des activités du projet au niveau de la wilaya Batna
Résultats attendus :
Sur la base du résumé des fonction qui précède, les résultats attendus de l’Assistant/e de suivi sur le terrain, seront principalement :
- Appuyer l’unité des achats et assurer un appui administratif dans la wilaya de Batna:
- Effectuer la prospection des fournisseurs et tout autre tâche d’appui pour tous les achats au niveau de la wilaya concernée ;
- Appuyer la budgétisation des activités d’approvisionnement et appuyer la préparation des termes de référence ou cahiers de charge, au besoin ;
- Développement et mise à jour des listes de fournisseurs au niveau de la wilaya concernée ;
- S’assurer que tous les dossiers de paiement sont complets et conformes aux règles et règlements du PNUD ;
- Assurer la gestion et l’archivage appropriés de tous les documents et données liés au projet dans la wilaya concernée, tenant compte notamment des exigences de confidentialité pour les documents financiers.
- Assurer un soutien logistique et de communication dans la wilaya Batna:
- Assurer tous les aspects logistiques liés à l’organisation des ateliers, réunions de suivis, formations et séminaires, et toute autre activité liée au projet au niveau de la wilaya concernée ;
- Participer à la planification et à la coordination des visites de terrain pour les membres du personnel du projet, les partenaires et les donateurs ;
- Appuyer la préparation de la correspondance du projet et la préparation des comptes-rendus de réunions, rapports d’activités et autres documents du projet ;
- Assurer une liaison efficace avec les médias locaux pour promouvoir les activités et les réalisations du projet dans la wilaya concernée.
- Contribuer au suivi des activités du projet au niveau de la wilaya Batna:
- Contribuer à l’examen régulier des dépenses du projet et veiller à ce que les dépenses soient légitimes et exactes ;
- Contribuer à la préparation des rapports narratifs et financiers nécessaires et d’autres documents pertinents en ce qui concerne les activités au niveau local, en étroite collaboration avec le/la coordinateur.trice ;
- Participer à la veille médiatique et aux activités de communication du projet en assurant la visibilité des partenaires ;
- Faire des rapports/compte rendus photographiques des ateliers et des déplacements sur terrain ;
- Contribuer au suivi et à l’analyse des aspects spécifiques du développement et de l’exécution des initiatives subventionnées par le projet ;
- Maintenir une base de données à jour des porteurs/ses des initiatives ESS et de leurs projets dans la wilaya concernée.
Effectuer toute autre tâche en lien avec le développement du projet dans la wilaya concernée et jugée nécessaire par le/la Conseiller.e Technique Principal.e.
4. Dispositif institutionnel
Assistant/e de suivi sur le terrain travaillera en étroite collaboration avec l’équipe Croissance Economique Inclusive et les services Opérations du Bureau Pays du PNUD ainsi qu’avec les diverses parties prenantes parmi lesquelles, principalement, les autorités locales au niveau de la wilaya concernée.
5. Compétences
| Core |
| Achieve Results: | LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline |
| Think Innovatively: | LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements |
| Learn Continuously: | LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback |
| Adapt with Agility: | LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible |
| Act with Determination: | LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident |
| Engage and Partner: | LEVEL1:Demonstratescompassion/understanding towards others, forms positive relationships |
| Enable Diversity and Inclusion: | LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination |
6- Cross-Functional & Technical competencies
| Thematic Area | Name | Definition |
| Business Management | Working with Evidence and Data | - Ability to inspect, cleanse, transform and model data with the goal of discovering useful information, informing conclusions, and supporting decision-making
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| Business Management | Digital Awareness and Literacy | - Ability and inclination to rapidly adopt new technologies, either through skillfully grasping their usage or through understanding their impact and empowering others to use them as needed
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| Business Management | Customer Satisfaction/Client Management | - Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs. Provide inputs to the development of customer service strategy. Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests. Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns.
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| Business Management | Communication | - Ability to communicate in a clear, concise, and unambiguous manner both through written and
- verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience. Ability to manage communications internally and externally, through media, social media, and other appropriate channels.
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| Business Management | Monitoring | - Ability to provide managers and key stakeholders with regular feedback on the consistency or discrepancy between planned and actual activities and programme performance and results.
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| Technical – Finance | Budget management | - Ability to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of team budgets
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| Administration & Operations | Event Management | - Support projects with event management including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc.
|
7. Qualifications:[
| Niveau d’études minimum requis | Niveau secondaire en sciences de gestion ou Licence en sciences commerciales, sciences de gestion, logistique, administration ou domaine connexe. |
| Expérience professionnelle requise | Au moins 5 ans d’expérience professionnelle et pratique de travail dans le domaine de la logistique, de l’approvisionnement et de la passation de marchés pour le niveau Baccalauréat. Au moins 2 ans d’expérience professionnelle et pratique de travail dans le domaine de la logistique, de l’approvisionnement et de la passation de marchés pour le niveau licence. La compréhension du contexte de l’Algérie et des réglementations algériennes est obligatoire ; Fortes compétences interpersonnelles et en communication, engagement à travailler en équipe et à travailler dans plusieurs disciplines ; |
| skills/talents | Talents de base : - Fait preuve d’intégrité en incarnant les valeurs et les normes éthiques de l’ONU
- Promeut la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD
- Démontre une sensibilité et une adaptabilité culturelle, au genre, à la religion, à la race, à la nationalité et à l’âge
Talents liées à la fonction - Comprends les processus et les méthodes de travail relatives au poste ;
- Détient une connaissance de base sur les politiques et procédures institutionnelles relatives au poste et les met en œuvre de façon consistante dans l’exercice des fonctions ;
- Démontre une bonne maîtrise des outils informatiques (Windows, Office), et de moyens audiovisuels et de communication (internet, email, téléconférence, etc.)
Leadership - Démontre de solides compétences en gestion, coordination et en organisation ;
- Capacité à travailler en équipe, à partager des informations et à coordonner les efforts au sein d’une équipe ;
- Promeut le partage des connaissances et un environnement de travail collaboratif focalisé l’apprentissage en continu ;
- Assure le leadership et la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité.
Innovation - Anticipe les obstacles et/ou les problèmes potentiels et identifie de façon proactive des solutions pratiques ;
- Contribue à l’amélioration des méthodes et de l’exécution des tâches et cherche à innover pour atteindre de meilleurs résultats ;
- Tient compte des leçons apprises et des commentaires, dans une perspective d’amélioration continue ;
Gestion des personnes - Démontre une ouverture et des aptitudes au travail d’équipe, à la collaboration, partage de connaissances, et au maintien de bons rapports ;
- Gère les conflits de façon proactive en faisant preuve de sensibilité ;
Professionnalisme - Fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet, et d’une aptitude à travailler de façon autonome ;
- Est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’atteinte des résultats ;
- Exerce un bon jugement, vérifie les hypothèses avec les faits, et propose des plans d’actions réalistes et basé sur une analyse de toutes les informations disponibles ;
Communication - Bonne aptitude à la communication écrite et orale, y compris le réseautage et les relations interpersonnelles ;
- Établit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les partenaires internes et externes ;
- Aptitude confirmée à nouer de solides relations avec les partenaires et les parties prenantes pour obtenir des retours positifs
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| Compétences souhaitées en plus des compétences couvertes dans la section Compétences | - Excellentes compétences organisationnelles ; solides compétences en analyse, en recherche, en collecte de données, en rédaction et en communication ;
- Bonnes connaissances des fondements de l’économie sociale et solidaire et/ou l’entrepreneuriat social (atout)
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.), connaissance approfondie des systèmes d’approvisionnement automatisés, expérience dans la gestion de systèmes de gestion Web.
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| Langue(s) requise(s) | Maîtrise du français et de l’arabe et une connaissance pratique de l’anglais. |
| Certificats professionnels requis | N/A |
7. Documents requis:
- CV personnel ou P11, indiquant tous les postes occupés précédemment et leurs principales fonctions, leur durée (mois/année), les qualifications, ainsi que les coordonnées (adresse e-mail et numéro de téléphone) du/ de la candidat.e, et au moins trois (3) références professionnelles les plus récentes de superviseurs précédents. Les références peuvent également inclure des collègues.
- Une lettre de motivation (1 page maximum) indiquant les raisons pour lesquelles le/la candidat/e considère qu’il/elle est apte à occuper le poste
- Les superviseurs peuvent demander (de manière ad hoc) tout autre document pertinent pour évaluer la pertinence de l’expérience du/de la candidat.e, tels que des rapports, des présentations, des publications, ou d’autres supports.