Associé(e) Exécutif(ve)

Contexte

En tant qu’agence chef de file des Nations unies pour le développement international, le PNUD travaille dans 170 pays et territoires pour éradiquer la pauvreté et réduire les inégalités.  Nous aidons les pays à développer des politiques, des compétences de leadership, des capacités de partenariat, des capacités institutionnelles, et à renforcer la résilience pour atteindre les Objectifs de développement durable. Notre travail se concentre sur trois domaines d’intervention : le développement durable, la gouvernance démocratique et la consolidation de la paix, ainsi que la résilience au climat et aux catastrophes. Le PNUD prône le changement et met les pays en contact avec les connaissances, l’expérience et les ressources mondiales afin d’aider les gens à construire une vie meilleure.

Présent en République Centrafricaine depuis 1966, le PNUD accompagne l’Etat dans la réalisation des Objectifs de développement durable à travers son « Country Programme Document » CPD. 

Tâches et responsabilités

Sous la supervision directe du Représentant Résident, l’Associé/e Exécutif/ve assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Représentant Résident, en toute confidentialité dans les aspects de sa mission. Il/Elle s’occupe des procédures du protocole, la gestion du flux d’information et le suivi des délais et des engagements pris. Il/Elle appuiera également le Directeur Pays Adjoint (Programme).

L’Associé Exécutif travaille en étroite collaboration avec la réception, le programme, les partenaires au développement, les opérations, les Agences du Système des Nations Unies (SNU) et les autorités nationales pour assurer un flux efficient des informations, actions et instructions, agendas.

Résumé des fonctions clés :

1. Soutenir le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Représentant Résident ;
2. Veiller à ce que le bureau bénéficie d’un soutien efficace en matière de communication ;
3. Assurer la facilitation du développement et de la gestion des connaissances en se concentrant sur les réalisations.

Soutenir le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Représentant Résident en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

• Maintenir le système d’archivage en veillant à la conservation des documents confidentiels ; 
• Coordonne le flux d’informations au sein du bureau et assure le suivi de la circulation des dossiers ;
• Établir un réseau efficace et un échange d’informations avec les partenaires internes et les clients importants ;
• Conserve la base de données des contacts ;
• Préparer la correspondance au nom de la direction pour sa signature et assurer le suivi si nécessaire ; avec les contributions de l’ensemble du personnel concerné, préparer les procès-verbaux et les résumés des mesures à prendre ; suivre l’évolution des questions prévues ; assurer le suivi avec les points focaux ;
• Coordonner la préparation et la présentation de documents d’information de haute qualité pour les superviseurs en vue de rendez-vous, de réunions et de missions ;
• Préparer des traductions informelles et faire office d’interprète si nécessaire ;
• Assurer le suivi des échéances, des engagements pris, des mesures adoptées et classer par ordre de priorité les points qui requièrent l’attention du RR ;
• Administrer les voyages dans le respect des règles et procédures du PNUD ; coordonner la préparation et la compilation des rapports de retour au bureau (BTOR) ;
• Apporte son soutien à l’organisation d’événements de plaidoyer, le cas échéant.

Assurer une communication efficace et un soutien administratif au bureau en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Maintenir le système d’archivage en veillant à la conservation des documents confidentiels ; 
• Coordonne le flux d’informations au sein du bureau et assure le suivi de la circulation des dossiers ;
• Établir un réseau efficace et un échange d’informations avec les partenaires internes et les clients importants ;
• Conserve la base de données des contacts ;
• Préparer la correspondance au nom de la direction pour sa signature et assurer le suivi si nécessaire ; avec les contributions de l’ensemble du personnel concerné, préparer les procès-verbaux et les résumés des mesures à prendre ; suivre l’évolution des questions prévues ; assurer le suivi avec les points focaux ;
• Coordonner la préparation et la présentation de documents d’information de haute qualité pour les superviseurs en vue de rendez-vous, de réunions et de missions ;
• Préparer des traductions informelles et faire office d’interprète si nécessaire ;
• Assurer le suivi des échéances, des engagements pris, des mesures adoptées et classer par ordre de priorité les points qui requièrent l’attention du RR ;
• Administrer les voyages dans le respect des règles et procédures du PNUD ; coordonner la préparation et la compilation des rapports de retour au bureau (BTOR) ;
• Apporte son soutien à l’organisation d’événements de plaidoyer, le cas échéant.

Veiller à faciliter le développement et la gestion des connaissances en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

• Tenir à jour les rapports de situation des équipes, les meilleures pratiques, les enseignements tirés, les publier sur l’intranet et compiler les informations à l’intention des responsables de la mobilisation des ressources et de la communication ;
• Apporte des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique ;
• Organiser des formations pour le personnel du PNUD sur les questions de coordination, d’administration et de protocole.

Effectuer d’autres tâches dans le cadre du profil fonctionnel qui lui sont confiées et qui sont nécessaires au bon fonctionnement du bureau.

QUALIFICATIONS

Education

• Diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat) spécialisées en Secrétariat
• Un diplôme universitaire (licence) en gestion ou administration publique, économie, sciences politiques et sciences sociales sera pris en considération, mais n’est pas obligatoire.

Experience

• Un minimum de six (06) ans d’expérience professionnelle pertinente en assistance de direction, administration, programme est requise sur le plan national ou international avec des responsabilités croissantes, pour les candidats titulaires d’un Baccalauréat
• Un minimum de trois (03) ans d’expérience professionnelle pertinente en assistance de direction, administration, programme est requise sur le plan national ou international avec des responsabilités croissantes, pour les candidats titulaires d’une Licence
• Expérience Pertinente avec le PNUD ou une Agence du Système des Nations Unies en assistanat de direction, administration, programme est souhaitable.
• Un certificat en assistanat de direction serait un ajout ;
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, Outlook, etc.)

Langues

• La maîtrise de la langue française est requise.
• La maîtrise de la langue nationale Sango.
• La connaissance de l’Anglais est un atout.

Compétences

Compétences de base

Obtenir des résultats: NIVEAU 1: Planifier et contrôler son propre travail, prêter attention aux détails, fournir un travail de qualité dans les délais impartis.

Penser de manière innovante: NIVEAU 1: Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, il résout les problèmes de manière pragmatique et apporte des améliorations.

Apprendre en permanence: NIVEAU 1: Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d’information.

S’adapter avec agilité: NIVEAU 1: S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible

Agir avec détermination: NIVEAU 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de faire preuve de calme face à l’adversité, est confiant.

S’engager et s’associer: NIVEAU 1: Fait preuve de compassion/compréhension à l’égard des autres, noue des relations positives.

Favoriser la diversité et l’inclusion: NIVEAU 1: Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination

Compétences techniques

Mots clés

• Associé Exécutif
• Soutien Administratif

Mentions légales

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Informations importantes pour les candidats

Tous les postes dans les catégories FTA sont soumis à un recrutement local.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d’œuvre

Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Scam warning

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.