Mitarbeiter*in Verwaltung (m/w/d)

Das International Alumni Center (iac Berlin) wurde im Januar 2017 von der Robert Bosch Stiftung als globales Kompetenzzentrum für wirkungsorientierte Alumniarbeit und Netzwerke in der Philanthropie gegründet. Es berät Stiftungen und andere gemeinnützige Organisationen, hilft mit praktischen Lösungen bei der Gestaltung von Netzwerken und initiiert neue Formen der Zusammenarbeit.

Das iac Berlin koordiniert Netzwerke, wie das „Bosch Alumni Network“, das weltweit mehr als 8.000 ehemals Geförderte, Partner*innen­ und Mitarbeitende der Robert Bosch Stiftung über Programm- und Themengrenzen verbindet und das „Global Diplomacy Lab“, deren Mitglieder innovative Ansätze zur Krisenprävention und einer Diplomatie 4.0 entwickeln. Das iac Berlin unterstützt die jährlich über 100 Aktivitäten der Mitglieder dieser Netzwerke mit einer Projektförderung, die auf Vertrauen und Flexibilität basiert.

Zum 1. Mai 2024 suchen wir eine*n engagierte*n

Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Verwaltung (m/w/d)

zur Verstärkung unseres Teams in Teilzeit oder Vollzeit.  Die Stelle ist zunächst für zwei Jahre befristet mit der Option einer Entfristung nach dieser Zeit.

Das Verwaltungsteam des iac Berlin besteht derzeit aus drei Kolleginnen in Teilzeit und einer Werkstudentin. Eine Kollegin ist für die Finanzadministration zuständig, die andere Kollegin hat neben allgemeinen Administrationsaufgaben einen Schwerpunkt im Vertrags- und Personalwesen.

Gesucht wird ein*e Kolleg*in, die insbesondere die folgenden Aufgaben übernimmt:

• Entwicklung und Sicherung von Prozessen: Etablierung, Steuerung und Kontrolle gemeinnützigkeitsrechtskonformer interner Prozesse, Pflege des Projektverwaltungssystems und Verantwortung für die vollständige Erfassung der Mittelakquise sowie aller Förderprojekte
• Administration von Förderprojekten: Erstellung von Fördervereinbarungen und Verträgen auf der Grundlage etablierter Vorlagen und mit Unterstützung im Team, Gemeinnützigkeitsprüfung der Förderpartner und administrative Begleitung der Kolleg*innen im operativen Bereich
• Koordination der Hausdienstleister & Technikpartner im Sinne der Nachhaltigkeitsstrategie des iac Berlin
• IT: Planung, Bereitstellung und Verwaltung der IT-Infrastruktur für die Mitarbeitenden und Koordination von teaminternen IT-Belangen mit externem Dienstleistenden, Mitwirkung an der vollständigen Migration der Daten in eine Cloud-Lösung (Projekt im Jahr 2024)
• Datenschutz: Koordination von Datenschutzprojekten mit externem Datenschutzbeauftragten, laufende Bearbeitung/Klärung von Anliegen aus dem Team; Sensibilisierung/Schulung des Teams zum Datenschutz auf der Grundlage von etablierten Standards und Prozessen

Das bringst Du mit:

Berufsausbildung oder Studium ist nicht ausschlaggebend, auch Quereinsteiger*innen sind willkommen. Wichtiger sind uns:

• Erfahrungen in selbstständiger Verwaltung von Organisationen, im besten Fall einer gemeinnützigen Organisation, oder aber hohe Motivation, sich in diese Aufgaben schnell einzuarbeiten
• Freude am digitalen Arbeiten mit modernen Tools und keine Berührungsängste mit Software aller Art
• ausgeprägte Service-Orientierung, strukturierte und präzise Arbeitsweise und Lust an der Arbeit in einem sympathischen, kleinen Team
• sehr gute kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch)
• grundlegende Kenntnisse der DSGVO
• einen guten Blick für das, was unser Büro und das Team braucht

Unser Angebot:

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem unterstützenden Team
• eine Kultur der offenen Türen, Kommunikation auf Augenhöhe und kollegiale Atmosphäre in unserem gemütlichen Büro in Berlin-Mitte
• voll funktionsfähige Home-Office-Infrastruktur
• flexible und familienfreundliche Organisationskultur
• ausgeprägter Nachhaltigkeitsanspruch in allen Arbeitsbereichen
• Zugang zu außergewöhnlichen Netzwerken und interessanten Themen
• Gehalt in Anlehnung an TV-L Berlin

Klingt gut?         

Dann sende bitte bis zum 03.03.2024 die folgenden Unterlagen unter Angabe Deines gewünschten Stundenumfangs und deinen Gehaltsvorstellungen in einer pdf-Datei (max. 3 MB) an Christine Sander.

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Relevante Zeugnisse

Klicke auf den APPLY NOW Button weiter unten und sende deine Bewerbung ab. 

Uns ist Vielfalt in unserem Team wichtig. Wir freuen uns daher über Bewerbungen aller Geschlechter, beruflicher und kultureller Hintergründe, Altersgruppen und sexueller Orientierungen. Menschen mit Behinderung, Wiedereinsteiger*innen und Eltern sind herzlich willkommen.