UNV: Asistente Ejecutiva – Quito

Organization Mission

ONU Mujeres es la organización de las Naciones Unidas dedicada a promover la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres. Como defensora mundial de las mujeres y las niñas, ONU Mujeres se creó para acelerar los avances que conduzcan a la mejora de las condiciones de vida de las mujeres y para responder a las necesidades a las que se enfrentan en todo el mundo.

ONU Mujeres apoya a los Estados miembros de las Naciones Unidas en el establecimiento de normas internacionales para alcanzar la igualdad de género y colabora con los gobiernos y la sociedad civil para crear las leyes, políticas, programas y servicios necesarios para garantizar que dichas normas se apliquen de manera efectiva y que beneficien realmente a las mujeres y las niñas de todo el mundo. Trabaja a nivel mundial para hacer realidad los Objetivos de Desarrollo Sostenible para las mujeres y las niñas, y promueve la participación equitativa de las mujeres en todos los ámbitos de la vida.

Context

ONU Mujeres, fundamentada en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja por la eliminación de la discriminación contra las mujeres y las niñas; el empoderamiento de las mujeres; y el logro de la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria, la paz y la seguridad. Bajo la supervisión de la Representante de ONU Mujeres en Ecuador, la/el Asociada/o Ejecutiva/o es responsable de brindar una variedad de apoyo administrativo ejecutivo a la Representante de ONU Mujeres, manteniendo plena confidencialidad en todos los aspectos de la asignación y, en estrecha coordinación con el área de operaciones y el personal, de gestionar el flujo eficiente de información y comunicaciones para garantizar la difusión expedita de la información, la acción oportuna y el cumplimiento de los plazos establecidos.

Key Responsibilities

1. Brindar apoyo general administrativo y operativo a la Representante de ONU Mujeres, en cumplimiento de las normas, reglamentos, políticas y procedimientos de ONU Mujeres:

• Organizar y mantener actualizada la agenda de la Representante de ONU Mujeres.

• Gestionar reservas de viajes y hoteles, preparar autorizaciones de viaje, procesar solicitudes de visas y de dietas diarias de subsistencia (DSA), tarjetas de identificación y otros documentos; actuar como responsable de la gestión de viajes en el sistema.

• Organizar envíos, gestionar trámites de despacho aduanero y preparar la documentación correspondiente para los envíos de ONU Mujeres, tanto recibidos como enviados.

• Realizar los arreglos logísticos, administrativos y financieros necesarios para la organización de reuniones, eventos y talleres.

• Organizar y asistir a reuniones y eventos, así como preparar actas, minutas y resúmenes.

• Preparar y compilar materiales informativos y presentaciones en PowerPoint para reuniones, misiones y otros eventos clave.

• Organizar y dar seguimiento al sistema de archivo de la oficina; mantener actualizado el listado de contactos de la oficina de Ecuador; actualizar las listas electrónicas de distribución.

• Dar seguimiento a plazos, compromisos y tareas pendientes.

• Gestionar los archivos administrativos relacionados con los viajes de misión y los informes de misión de la Representante.

• Monitorear la gestión logística del transporte, en coordinación con el conductor de la oficina.

2. Brindar apoyo efectivo en comunicación y gestión de información a la Oficina de Ecuador:

• Facilitar el flujo de información y comunicación entre la Oficina de la Representante de ONU Mujeres y otras unidades dentro o fuera de ONU Mujeres.

• Revisar, priorizar y canalizar la correspondencia dirigida a la Oficina de la Representante de ONU Mujeres y enviada desde esta; realizar seguimiento proactivo y mantener informado al personal correspondiente; contestar y filtrar llamadas para la Representante con tacto y discreción.

• Responder consultas o derivarlas a las unidades correspondientes para asegurar una acción o respuesta oportuna.

• Preparar correspondencia rutinaria y circulares internas; revisar documentos e informes para asegurar la corrección de ortografía, puntuación y formato.

• Mantener y organizar archivos físicos y electrónicos actualizados para facilitar su acceso y recuperación; garantizar la custodia segura de materiales confidenciales.

• Apoyar en la preparación y finalización de traducciones informales; actuar como intérprete cuando sea requerido.

3. Brindar apoyo a las actividades de relaciones externas de la Oficina de Ecuador:

• Facilitar la interacción de la Representante con diversos socios externos mediante comunicación escrita, verbal y electrónica, así como mediante relaciones colaborativas y proactivas con contrapartes y colegas de oficinas asociadas.

• Verificar la numeración actualizada de la correspondencia y asegurar que los archivos se mantengan al día.

• Recibir y dar la bienvenida a altas autoridades, funcionarios/as de alto nivel y visitantes.

• Atender asuntos de protocolo, recibir a visitantes y autoridades de alto nivel, y coordinar los arreglos logísticos relacionados con sus visitas.

4. Desempeñar otras funciones dentro de su perfil funcional, según se considere necesario para el funcionamiento eficiente de la Oficina y de la Organización.

Required Skills and Experience

• Al menos 5 años de experiencia progresivamente responsable en funciones administrativas, secretariales o de apoyo a programas.

• Se requiere experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina, como MS Word, Excel, entre otros.

• Es deseable contar con experiencia en el uso de un sistema ERP moderno basado en web, preferiblemente Oracle Cloud.

• La experiencia en el Sistema de las Naciones Unidas será considerada una ventaja.

Core Competencies

· Rendición de cuentas

· Adaptabilidad y flexibilidad

· Creatividad

· Juicio y toma de decisiones

· Planificación y organización

· Profesionalidad

· Autogestión

Living Conditions

La ciudad de Quito, capital del Ecuador, cuenta con una temperatura promedio de 16 grados y una altitud promedio de 2.800 msnm. Cuenta con el Aeropuerto Internacional Mariscal Sucre, ubicado en Tababela, a 45 minutos del centro de Quito, y posee varias terminales de buses interparroquiales e interprovinciales en el norte, sur y los Valles.

En cuanto a la seguridad, es necesario tomar precauciones de seguridad estándar, especialmente en zonas no muy transitadas y en el transporte público municipal. Quito cuenta con varias opciones de alojamiento con todas las condiciones generales (agua, electricidad, conectividad); y a su vez, opciones de alimentación muy variadas, tanto de comida local como de comida rápida e internacional.

Hay hospitales públicos en el norte, centro y sur de la ciudad, así como proveedores privados de salud. También existen varias entidades bancarias ubicadas en toda la ciudad, especialmente en la zona comercial de Quito, que va desde El Labrador hasta San Blas, donde comienza el Centro Histórico.

Los/as Voluntarios/as Nacionales Especialistas reciben los siguientes beneficios:

– Subsidio mensual de $1149.84 para cubrir sus necesidades esenciales,
– Seguro de vida
– Oportunidades de capacitación en UNV eCampus