World Vision: Supply Chain Officer – Port-au-Prince

With 75 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.

Come join our 31,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories!

Key Responsibilities:

25%

Gestion et appui à la coordination des processus d’achat de biens et services

• Supporter à la coordination des activités d’acquisition de biens et services dans le cadre des projets financés, notamment ceux liés à la lutte contre la Tuberculose et le VIH/SIDA.
• Participer au processus de passation de commandes locales et internationales, à travers les systèmes mis en place, pour les produits identifiés dans les plans d’approvisionnement (médicaments, réactifs, consommables de laboratoire, tests rapides, services, etc.).
• Contribuer à la préparation et au lancement des appels d’offres, selon les besoins et sous la supervision du responsable hiérarchique.
• Assister dans la collecte et l’analyse des offres, ainsi que dans les processus de négociation avec les fournisseurs.
• Vérifier les documents de facturation et appuyer la préparation des demandes de paiement pour les achats locaux.
• Servir de point de contact pour le suivi des commandes avec les fournisseurs locaux et les équipes d’achats internationaux.
• Soutenir la coordination avec les équipes techniques pour la clarification des spécifications des produits ou services demandés.
• Vérifier la conformité des devis reçus par rapport aux plans d’approvisionnement et soumettre à la hiérarchie pour validation.
• Supporter aux démarches administratives liées à l’enregistrement sanitaire ou aux demandes de dérogation (waiver) des produits, si requis.
• Participer au suivi des pré-alertes pour les commandes internationales.

· Collaborer avec les équipes logistiques (réception, entrepôt) pour le suivi des livraisons et appuyer le processus de dédouanement lorsque nécessaire.

Respect des exigences du programme pour répondre aux besoins d”approvisionnement.

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25%

Suivi des processus d’exécution des achats, conformité et rapportage

• Mettre à jour régulièrement les outils de suivi des dépenses liés aux achats de biens et services, en s’assurant de l’alignement avec les budgets approuvés.
• Assurer le suivi des indicateurs clés du processus d’achat, notamment les délais de livraison et l’état d’avancement des commandes.
• Contribuer à la mise à jour et à l’utilisation d’outils de suivi (tableaux de bord, fichiers de tracking) pour améliorer la visibilité sur l’exécution des commandes locales et internationales.
• Participer au suivi opérationnel des commandes de biens et services (produits de santé, services associés, etc.) afin de faciliter une exécution efficace.
• Support à la préparation de rapports périodiques et ad hoc sur l’état d’avancement des activités d’approvisionnement, sous la supervision du responsable hiérarchique.
• Assurer l’archivage et à la conformité des documents liés aux achats, conformément aux procédures internes et aux exigences des bailleurs.

Disponibilité de catalogues d”articles complets pour le processus de planification et d”un plan d”approvisionnement annuel complet.

• Assurer l’archivage et à la conformité des documents liés aux achats, conformément aux procédures internes et aux exigences des bailleurs.

25%

Documentation et archivage des processus d’achats des produits de santé

• Assurer l’archivage systématique (physique et électronique) des documents liés aux achats de produits de santé et services associés, conformément aux procédures internes.
• Supporter à la préparation et la disponibilité des documents lors des audits des processus d’achat, sous la supervision du responsable hiérarchique.
• Contribuer à la mise à jour et au maintien de la base de données des fournisseurs de produits de santé et services associés.
• Renseigner avec précision les formulaires de gestion des données de base (fournisseurs, contrats, registre des articles), en veillant à l’exactitude des informations.
• Assurer la tenue à jour des dossiers et registres liés aux contrats et à la correspondance associée (Master Data Management).
• Supporter à la diffusion des informations relatives aux contrats auprès des parties prenantes internes afin de faciliter leur bonne utilisation.

Disponibilité de contrats à long terme négociés pour le Fonds mondial

• Assurer l’archivage et à la conformité des documents liés aux achats, conformément aux procédures internes et aux exigences des bailleurs.

25%

Support technique aux processus d’achat et collaboration inter-départements

• Apporter un appui au département Procurement/Opérations dans la mise en œuvre des activités d’achat, selon les besoins et sous la supervision du responsable hiérarchique.
• Contribuer à l’identification des difficultés rencontrées dans les processus d’acquisition et proposer des pistes d’amélioration à la hiérarchie.
• Appliquer et promouvoir le respect des règles d’éthique professionnelle, des politiques internes et des procédures des bailleurs dans toutes les activités d’achat.
• Collaborer avec les autres départements pour faciliter la bonne exécution des processus d’approvisionnement.
• Exécuter toute autre tâche connexe assignée par le superviseur, en lien avec les activités d’achat et de gestion des approvisionnements.

Bonne gestion journalière des opérations d’approvisionnement

Required Professional Experience

• Bonne connaissance de base des processus, des politiques et des systèmes d’approvisionnement, avec une volonté d’apprentissage et de développement dans ce domaine.
• Minimum de 1 an 1/2 à 2 ans d’expérience professionnelle dans les achats, la chaîne d’approvisionnement, l’administration, de préférence dans un environnement structuré (ONG, entreprise, ou organisation internationale).

Required Education,

training, license,

registration, and

certification

• Minimum de 1 an 1/2 à 2 ans d’expérience professionnelle dans les achats, la chaîne d’approvisionnement, l’administration, de préférence dans un environnement structuré (ONG, entreprise, ou organisation internationale).

Preferred Knowledge

and Qualifications

· Bonne capacité d’analyse, d’organisation et de gestion des priorités, ainsi qu’un sens du détail.

· Aptitudes de base en négociation et en compréhension des principes liés à l’établissement et au suivi des contrats.

· Connaissance du marché et des fournisseurs, idéalement dans le domaine des produits de santé (un atout).

· Compréhension des étapes du processus d’achat (préparation des dossiers d’appel d’offres, réception et analyse des offres, préparation des contrats), avec la capacité de contribuer à ces étapes sous supervision.

· Bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité à interagir avec des interlocuteurs de différents niveaux.

· Capacité à travailler en équipe, à gérer la pression et à respecter les délais dans un environnement dynamique.

· Rigueur, sens de l’organisation et souci du détail dans l’exécution des tâches administratives.

· Capacité à identifier des difficultés et à proposer des solutions simples sous supervision.

· Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à s’adapter à un environnement de travail en constante évolution.

· Une expérience ou des connaissances en logistique des produits de santé constituent un atout.

· Bonne capacité à communiquer sur les processus d’achat et à partager les informations avec les parties prenantes internes.

· Maîtrise des outils informatiques courants : Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook (la connaissance de logiciels comptables ou ERP est un atout).

· Engagement envers les valeurs de l’organisation, notamment le bien-être des enfants, l’égalité des sexes, l’inclusion et le respect des droits humains.

· Capacité à prévenir et à gérer les conflits de manière professionnelle, avec l’appui de la hiérarchie si nécessaire.

· Volonté d’apprentissage continu et capacité à améliorer ses méthodes de travail.

Applicant Types Accepted:

Local Applicants Only